Instellingen

Ga naar het tabblad Instellingen in het menu bovenaan.  

 

Hier krijgt u volgende overzicht: 

  1. Documentlay-out
  2. Voorwaarden
  3. Bedrijfsinfo
  4. E-mailinstellingen
  5. Werkbonlay-out (dit wordt enkel weergegeven bij het Pro en Pro Plus pakket)
  6. Documenttemplates
  7. Vertalingen
  8. Gebruikers
  9. Overige instellingen
  10. Abonnement
  11. Gebruiksvoorwaarden
  12. Versie

1. Documentlay-out

  • Bedrijfslogo
    • Via ‘bestand kiezen’ kan u uw logo zoeken op uw pc, het correcte bestand openen nadien ‘Logo uploaden’.
  • Thema
    • De kleur die u hier kiest, is de kleur van uw factuurnummer, via Voorbeeld factuur kan u een voorbeeld van uw lay-out bekijken. 
  • Betaalvermelding
    • Welke mededeling wil u vermelden? 
    • Uw factuurnummer, klantnummer, …
    • U kan het gewenste selecteren en op macro invoegen klikken
    • Nadien komt deze in het kadertje daaronder te staan, waarna u de betaalvermelding kan opslaan
    • Standaard is het documentnummer ingesteld als betaalvermelding
  • Overige opties

2. Voorwaarden

Het aantal voorwaarden dat u dient te voorzien, is afhankelijk van het door u gekozen pakket. 

Hier kan u per documenttype de voorwaarden instellen: 

Klik op een documenttype en de algemene voorwaarden van dit documenttype in te geven / aan te passen. 
Klik nadien op opslaan.
Dit dient u te doen voor alle documenttypes die u gebruikt. 

3. Bedrijfsinfo

Vul hier al jouw gegevens in en klik op opslaan. 

4. E-mailinstellingen

E-mailinstellingen
  • Methode voor versturen van e-mails
    • Gebruik eigen SMTP-server
    • Bij deze instelling kan u uw documenten versturen vanuit uw eigen e-mailadres
    • Selecteer een provider
    • Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in 

Templates

  • Hier kan u de teksten instellen die u standaard wenst te gebruiken, bij het versturen van uw documenten (factuur, offerte, bestelbon, werkbon, …) Afhankelijk van uw type pakket kan u dit aanpassen voor verschillende documenten.
  • Selecteer een e-mailtemplate en klik op bewerken indien u een bestaande wenst te bewerken.
  • Klik op nieuwe template toevoegen, om een volledig nieuwe template toe te voegen
  • Indien u een template gaat bewerken of een nieuwe template gaat toevoegen, kan u in de tekst Macro’s toevoegen
    • Macro’s zijn bijvoorbeeld: het documentnummer, documentdatum, bedrag, …

5. Werkbonlay-out

Deze instelling zal u enkel zien wanneer u gebruik maakt van het Pro of Pro Plus pakket. 
In de handleiding over de werkbonnen komen we hierop terug. 

6. Documenttemplates

Hier kan u nieuwe templates aanmaken, bestaande templates bewerken of verwijderen. 

Een template aanmaken kan u doen bij de opmaak van een document of via deze weg. 

Wanneer u van hieruit een template wenst aan te maken, klikt u op ’toevoegen’.
Nadien kan u bij algemene info een Naam aan uw titel geven + eventueel een standaard titel die u wenst te gebruiken in templates. 

In het tabblad lijnen kan u lijnen en beschrijvingslijnen toevoegen. 

Nadien klikt u op ‘Opslaan’. 

Indien u de template wenst toe te passen bij het aanmaken van een document, gaat u in de invoicer klikken op ‘Openen’ en dan selecteert u de template die u wenst te gebruiken. 

7. Vertalingen

In dit tabblad kan u woorden of zinnen klaarzetten in Engels, Frans of Duits. 

8. Gebruikers

Hier ziet u een overzicht van alle reeds gekende gebruikers of personeelsleden. In het pro pakket zit 1 gebruiker en 5 personeelsleden inbegrepen. 

Een personeelslid heeft toegang tot de werkbonnen en het klantenbestand. Dit zijn de 2 enige modules dat het personeelslid ziet bij het inloggen op KMO-Facturatie. 

Via bovenvermelde knoppen kan u een Nieuwe gebruiker of Nieuw personeelslid toevoegen. Om een nieuwe gebruiker toe te voegen dient u eerst contact met ons op te nemen, dit kan via info@kmofacturatie.be of via de helpdesk. 

Van zodra wij een extra gebruiker aan uw account hebben toegevoegd kan u een nieuwe gebruiker aanmaken. 

Een nieuw personeelslid of gebruiker aanmaken, kan als volgt: 

De voornaam, achternaam en e-mailadres dient u verplicht in te vullen bij het aanmaken van een personeelslid of gebruiker. Wanneer u alle velden heeft ingevuld, klikt u op ‘Opslaan’. Nadien ontvangt uw personeelslid/gebruiker automatisch een e-mail met de inloggegevens. 

Nadien kan u voor uw gebruiker instellen in welke modules deze documenten kan lezen, maken, bewerken of verwijderen. Hiervoor klikt u bij de gebruiker op ‘Opties’, ‘Permissies instellen’. 

In het volgende overzicht kan u de permissies instellen: 

Wanneer alles correct staat, klikt u op ‘Wijzigingen opslaan’. Als de gebruiker nu gaat inloggen in KMO-Facturatie, zal hij enkel de modules zien waarvoor u toegang heeft gegeven. 

9. Overige instellingen

Wat u hierin kan aanpassen is ook afhankelijk van het door u gekozen pakket. 

    • Boekhouding
      • Laatste dag huidig boekjaar dient u hier in te vullen, indien dit zou afwijken van onze standaard instelling. Standaard staat dit op 31 december. 
      • Het volgende nummer voor uw klanten en leveranciers
      • Wenst u UBL toe te voegen aan uw e-mails of uw boekhoudsoftware in BCC te plaatsen bij het versturen van de documenten? Dan kan u dit hier instellen. 
    • Prijzen
      • Betaalmethoden aanvullen
      • Prijzen inclusief of exclusief BTW behandelen
      • Gebruik standaard BTW-tarief
        • Dit kan u gebruiken wanneer u telkens hetzelfde BTW-percentage gebruikt
      • Eenheden gebruiken, indien u wenst dat er naast het aantal op uw document ook de eenheid vermeld wordt. Alle mogelijkheden die u wenst te gebruiken dient u in de eenhedenlijst in te geven. 
      • Winstmarges al dan niet weergeven in de prijslijst
      • Configuratie prijzengroepen 
      • Boekhoudkundige velden weergeven 
        • U kan standaard een algemene rekening + omschrijving invullen
        • Indien u voor bepaalde artikels een afwijkend algemene rekening wil ingeven, kan dit door te klikken op de categorienaam in uw prijslijst. Meer informatie hierover zal u terugvinden in de handleiding over de Prijzen en voorraad. 
    • Facturen
      • Hier duidt u aan met welk nummer u uw facturatie wenst op te starten. 
      • Wenst u op uw documenten standaard een prefix of suffix te voorzien bij het nummer kan u dit ook hier instellen. 
      •  Ook de betaaltermijn in dagen en het volgend nummer (startnummer) van uw factuur geeft u hier in.
    • Offertes
      • Standaardtitel voor offertes. Hier heeft u de mogelijkheid om de titel van uw offertes aan te passen naar bestek of raming. Indien u grotendeels gebruik maakt van offerte en slechts af en toe een bestek of raming nodig heeft, kan u de dit best op offerte laten staan. U kan de titel nog aanpassen bij het aanmaken van de offerte zelf. Meer informatie hierover zal u terugvinden in de handleiding over de offerte.
      • Volgende nummer: geef hier uw startnummer op voor uw offertes.
      • Wenst u op uw documenten standaard een prefix of suffix te voorzien bij het nummer kan u dit ook hier instellen.
      • Lijntotalen al dan niet verbergen
      • Ook de geldigheidsduur van uw offertes en het volgend nummer (startnummer) van uw offerte geeft u hier in. 
    • Bestelbonnen
      • Ook het volgend nummer (startnummer) van bestelbon geeft u hier in éénmalig in. 
      •  Indien u standaard een prefix of een suffix wenst te voorzien bij het nummer van de bestelbon kan u dit hier voorzien.
    • Dagontvangstenout
      • Hier geeft u uw startnummer op
  • Werkbonnen
    • Ook het volgend nummer (startnummer) van de werkbon geeft u hier in. 
    • Geef prijzen weer op werkboninhoud. Bij de aanmaak van uw werkbonnen kan u tevens een overzicht laten zien van de artikels, wenst u deze op de werkbon te laten verschijnen met of zonder hun prijzen. Deze keuze kan u hier maken.
    • Duid ook hier aan of u het logboek en de eindtotalen wil weergeven op de werkbon
    • Ook of u het werkbonoverzicht wil weergeven op uw factuur kan u hier aanduiden
    • Standaardlay-out werkbon: hier kan u opgeven welke lay-out van werkbon u standaard verkiest. Meer informatie kan u hierover terugvinden in de handleiding over Werkbonnen.