Ga naar het tabblad Instellingen in het menu bovenaan.
Hier krijgt u volgende overzicht:
- Factuurlay-out
- Voorwaarden
- Bedrijfsinfo
- E-mailinstellingen
- Werkbonlay-out (dit wordt enkel weergegeven bij het Pro en Pro Plus pakket)
- Overige instellingen
- Licensie
- Gebruiksvoorwaarden
- Versie
1. Factuurlay-out
- Logo
- Via ‘bestand kiezen’ kan u uw logo zoeken op uw pc, het correcte bestand openen nadien ‘Logo uploaden’.
- Kleur
- De kleur die u hier kiest, is de kleur van uw factuurnummer, via Voorbeeld factuur kan u een voorbeeld van uw lay-out bekijken.
- Betaalvermelding
- Welke mededeling wil u vermelden?
- Uw factuurnummer, klantnummer, …
- U kan het gewenste selecteren en op macro invoegen klikken
- Nadien komt deze in het kadertje daaronder te staan, waarna u de betaalvermelding kan opslaan
- Standaard is het documentnummer ingesteld als betaalvermelding
2. Voorwaarden
Het aantal voorwaarden dat u dient te voorzien, is afhankelijk van het door u gekozen pakket.
Klik op een documenttype en de algemene voorwaarden van dit documenttype openen.
Hier kan u uw voorwaarden invullen en op opslaan klikken.
Dit dient u te doen voor alle documenttypes die u gebruikt.
3. Bedrijfsinfo
Vul hier al jouw gegevens in en klik op opslaan.
4. E-mailinstellingen
E-mailinstellingen
- Methode voor versturen van e-mails
- Gebruik eigen SMTP-server
- Bij deze instelling kan u uw documenten versturen vanuit uw eigen e-mailadres
- Selecteer een provider
- Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in
Templates
- Hier kan u de teksten instellen die u standaard wenst te gebruiken, bij het versturen van uw documenten (factuur, offerte, bestelbon, werkbon, …) Afhankelijk van uw type pakket kan u dit aanpassen voor verschillende documenten.
- Selecteer een e-mailtemplate en klik op bewerken indien u een bestaande wenst te bewerken.
- Klik op nieuwe template toevoegen, om een volledig nieuwe template toe te voegen
- Indien u een template gaat bewerken of een nieuwe template gaat toevoegen, kan u in de tekst Macro’s toevoegen
- Macro’s zijn bijvoorbeeld: het documentnummer, documentdatum, bedrag, …
5. Werkbonlay-out
Deze instelling zal u enkel zien wanneer u gebruik maakt van het Pro of Pro Plus pakket.
In de handleiding over de werkbonnen komen we hierop terug.
6. Overige instellingen
Wat u hierin kan aanpassen is ook afhankelijk van het door u gekozen pakket.
- Bestelbonnen
- Indien u standaard een prefix of een suffix wenst te voorzien bij het nummer van de bestelbon kan u dit hier voorzien.
- Ook het volgend nummer (startnummer) van bestelbon geeft u hier in éénmalig in.
- Boekhouding
- Laatste dag huidig boekjaar dient u hier in te vullen, indien dit zou afwijken van onze standaard instelling. Standaard staat dit op 31 december.
- Wenst u UBL toe te voegen aan uw e-mails of uw boekhoudsoftware in BCC te plaatsen bij het versturen van de documenten? Dan kan u dit hier instellen.
- % BTW
- Prijzen inclusief of exclusief BTW behandelen
- Gebruik standaard BTW-tarief
- Dit kan u gebruiken wanneer u telkens hetzelfde BTW-percentage gebruikt
- Standaard staat dit ingesteld op ‘Nee’
- Standaard BTW-tarief: Hier kan u het BTW-percentage invullen wanneer u bij het gebruik standaard BTW-tarief ‘Ja’ hebt aangeduid
- Facturen
- Zet QR-code met betaaldgegevens op factuur. Qr-code bevat bedrijfsnaam, IBAN, BIC, betaalreferte en openstaand bedrag. Dit kan gelezen worden in de meeste bankapps voor smartphone. Als u dit wil gebruiken, kan u dit hier instellen.
- Betaalmethoden: Wanneer u een factuur aanduid als zijnde betaald, kan u onmiddellijk aanduiden via welke weg deze betaald is. De mogelijkheden kan u hier verder aanvullen
- Wenst u op uw documenten standaard een prefix of suffix te voorzien bij het nummer kan u dit ook hier instellen.
- Ook de betaaltermijn in dagen en het volgend nummer (startnummer) van uw factuur geeft u hier in.
- Lay-out
- Hier kan u uw voorkeuren aanduiden, zoals bv. e-mailadres weergeven op documenten
- Offertes
- Standaardtitel voor offertes. Hier heeft u de mogelijkheid om de titel van uw offertes aan te passen naar bestek of raming. Indien u grotendeels gebruik maakt van offerte en slechts af en toe een bestek of raming nodig heeft, kan u de dit best op offerte laten staan. U kan de titel nog aanpassen bij het aanmaken van de offerte zelf. Meer informatie hierover zal u terugvinden in de handleiding over de offerte.
- Wenst u op uw documenten standaard een prefix of suffix te voorzien bij het nummer kan u dit ook hier instellen.
- Ook de geldigheidsduur van uw offertes en het volgend nummer (startnummer) van uw offerte geeft u hier in.
- Prijzen
- Uw voorkeuren aangaande de prijslijst kan u hier aanpassen
- Artikelnummers gebruiken
- Winstmarges al dan niet weergeven in de prijslijst
- Boekhoudkundige velden weergeven
- U kan standaard een algemene rekening + omschrijving invullen
- Indien u voor bepaalde artikels een afwijkend algemene rekening wil ingeven, kan dit door te klikken op de categorienaam in uw prijslijst. Meer informatie hierover zal u terugvinden in de handleiding over de Prijzen en voorraad.
- Werkbonnen
- Standaardlay-out werkbon: hier kan u opgeven welke lay-out van werkbon u standaard verkiest. Meer informatie kan u hierover terugvinden in de handleiding over Werkbonnen.
- Geef prijzen weer op werkboninhoud. Bij de aanmaak van uw werkbonnen kan u tevens een overzicht laten zien van de artikels, wenst u deze op de werkbon te laten verschijnen met of zonder hun prijzen. Deze keuze kan u hier maken.
- Duid ook hier aan of u het logboek en de eindtotalen wil weergeven op de werkbon
- Ook het volgend nummer (startnummer) van de werkbon geeft u hier in.