Werkbonnen

De functionaliteit van werkbonnen is voorzien in het pakket ‘Pro’ en ‘Pro Plus’. 

1. Werkbonlay-out instellen

De werkbonlay-out kan u instellen bij Instellingen, Werkbonlay-out. 

Klik hier op Werkbonlay-out.

U krijgt een overzicht te zien van de reeds bestaande werkbonlay-out of u kan hier een nieuwe lay-out toevoegen. 

Klik op ‘+ Lay-out toevoegen’ om een nieuwe lay-out aan te maken.  Onderstaand scherm komt tevoorschijn. 

U kan een nieuwe lay-out aanmaken aan de hand van een voorbeeld of een volledig nieuwe lay-out aanmaken. Als u kiest om aan de hand van een voorbeeld een nieuwe lay-out aan te maken, zijn er reeds verschillende velden ingesteld voor de lay-out. 

Wanneer u deze optie wil kiezen, klikt u op ‘Voorbeeld laden’, enkele voorbeelden komen tevoorschijn. U klikt op het voorbeeld naar uw keuze en de velden verschijnen. 

 

Deze velden kan u nog wijzigen, verplaatsen van plaatsen (met de pijltjes) of verwijderen. 
Ook kan u nog nieuwe velden toevoegen, dit is met de knop bovenaan (+ Veld toevoegen)
Indien u alles heeft ingesteld, dient u te klikken op de knop ‘Opslaan’. 

De werkbonlay-out is nu klaar voor gebruik. 

Deze lay-out kan u instellen als standaardlay-out bij Instellingen, Overige instellingen, Werkboninstellingen: 

Hier kan u tevens aanduiden of u prijzen al dan niet wil weergeven op de werkboninhoud. Van zodra de instellingen correct zijn, dient u te klikken op 'Instellingen bijwerken'.

2. Werkbon maken

Stap 1: klant opzoeken en juiste fiche aanklikken

Via het klantenbestand kan u de klant opzoeken voor wie u een werkbon wenst op te stellen.

Kan u de klant niet terugvinden, kan u in het klantenbestand een nieuwe klant toevoegen. 
Hoe u dit juist moet doen kan u terugvinden in de handleiding Klantenbestand. 

Van zodra u de juiste klant heeft aangeduid, opent de volledige klantenfiche.  

Stap 2: werkbon maken

U klikt op '+ Toevoegen'. De invoicer verschijnt.
Vul hier de titel en beschrijving van de nieuwe werkbon in. U kan hier tevens een persoonslid koppelen of de lay-out aanpassen. Standaard gebruikt men de lay-out die u heeft ingegeven als standaardlay-out. Nadien klikt u op 'Opslaan'.

Stap 3: werkbon invullen

U komt nu in de werkbon van die klant tevoorschijn.

Hier kan u of uw personeelslid alle velden invullen en op 'Opslaan' klikken.

Onder deze velden heeft een nog een paragraaf waar u de werkboninhoud kan bewerken  of inhoud kan toevoegen. 

Via inhoud toevoegen / bewerken komt u in de invoicer terecht. Dit werkt identiek aan de invoicer bij facturen, offertes e.d. Alle artikels, diensten die u nodig heeft op uw werkbon kan u via deze weg selecteren.

Rechtsbovenaan heeft u mogelijkheden om bewerkingen aan uw werkbon zelf te doen: 

Hier kan u de volgende aanpassingen doen: 
– Opties: titel + beschrijving aanpassen
– PDF: een PDF creëren van de werkbon 
– Factureren: de werkbon factureren, de werkbon wordt automatisch afgesloten.  U kan de werkbon enkel nog bekijken in pdf of doormailen aan uw klant. 
– Mail: de werkbon doorsturen per e-mail
– Werkbon afsluiten: de status van de werkbon wordt aangepast en deze actie wordt tevens vermeld in het logboek op de werkbon
Als de werkbon is afgerond, kan u deze niet meer wijzigen. Indien u nadien toch nog iets moet wijzigen, kan u de werkbon heropenen. 

Hier kan u de naam van de klant invullen en zijn handtekening laten plaatsen. 

3. Werkbon maken vanuit offerte

In het overzicht van de offertes, staat er bij acties de optie: ‘Werkbon maken’.
Wanneer u hier op klikt, krijgt u de vraag om een titel in te vullen. 

Nadien komt u terecht op het puntje, werkbon invullen, zoals hierboven vermeld. 
De werkboninhoud die hier verschijnt is overgenomen vanuit de offerte. 
Via de knop ‘Inhoud toevoegen/bewerken’ kan u nog extra artikels of diensten toevoegen, verwijderen of bewerken. 

De verdere behandeling is identiek zoals besproken in punt 2. Werkbon maken.

4. Overzicht werkbonnen

In het dashboard kan u klikken op het icoon van werkbonnen of u kan links op werkbonnen klikken. 

U ziet nu een overzicht van alle werkbonnen, volgende zaken worden weergegeven: 
– Nummer van de werkbon 
– Titel
– Beschrijving
– Status

Wanneer u klikt op een van de werkbonnen, komt u in de werkbon zelf terecht. 

5. Personeelslid aanmaken

Via het menubalk bovenaan kan u klikken op klanten en vervolgens op personeel.  

Als u klikt op personeel, ziet u een overzicht van de reeds ingegeven personeelsleden of kan u een nieuw personeelslid toevoegen.
Door het klikken op '+ Toevoegen' kan u de gegevens van het nieuwe persoonslid invullen:
Een e-mailadres is noodzakelijk om uw personeelslid te laten inloggen op het systeem.

Van zodra u alle gegevens heeft ingevuld en klikt op ‘Opslaan’, ontvangt uw personeelslid automatisch een e-mail met de  inloggegevens. 

Uw personeelslid kan enkel het deel van de werkbonnen bekijken als deze gaat inloggen op het systeem. 

6. Werkbonnen invullen en aanmaken als personeelslid

Als het personeelslid ingelogd is op kmo-facturatie, krijgt deze het volgende scherm te zien: 

Door te klikken op het icoon van werkbonnen, krijgen ze een overzicht te zien van de werkbonnen waarin zij als personeelslid zijn opgegeven. 

Indien uw personeelslid een bestaande werkbon dient in te vullen, kan dit door op de desbetreffende lijn te klikken. Waarna de werkbon zich zal openen. 

Hier kan men de volgende zaken doen: 
– Alle velden invullen 
– De werkboninhoud aanpassen: artikels of diensten bewerken, toevoegen of verwijderen
– De naam van de klant + de handtekening toevoegen
– De werkbon afsluiten en doormailen aan de klant

Wanneer men kiest voor het aanmaken van een nieuwe werkbon, via de knop ‘+ Toevoegen’, krijgt met het volgende scherm: 

Eerst dient men de titel + beschrijving in te vullen van de nieuwe werkbon.
Nadien dien men de juiste klant te koppen, wanneer de klant in kwestie nog niet in de lijst staat, kan uw personeelslid ook een nieuwe klant toevoegen. Staat deze wel in de lijst kan hij de klant aanklikken en komt deze in de werkbon. 
Automatisch staat uw personeelslid ingegeven als personeel in deze werkbon en de Lay-out die gekozen wordt is de lay-out die u als standaard heeft opgegeven bij uw instellingen. 

Wanneer men dan op ‘Opslaan’ klikt, opent de werkbon zich en kunnen de velden ingevuld worden zoals hierboven vermeld.