Automatische betalingsopvolging met Ponto Connect

Met Ponto Connect kan u eenvoudig uw bankrekening koppelen met KMO-Facturatie, ongeacht de bank waar u bij aangesloten bent. Na koppeling zullen banktransacties periodiek gesynchroniseerd worden en kunnen aankoop- en verkoopfacturen automatisch als ‘betaald’ worden markeerd indien de (gestructureerde) mededeling volledig overeen komt. Daarnaast kan u tevens aankoopfacturen vanuit KMO-Facturatie via Ponto Connect klaarzetten voor betaling.

Hoofdstukken in dit artikel:

Instellen van Ponto Connect
Synchronisatie instellingen
Transacties raadplegen
Aankoopfacturen betalen met Ponto
Vraag live betalingen aan (configuratie nodig om aankoopfacturen te kunnen betalen met Ponto

Instellen van Ponto Connect

Ponto Connect is een betalende dienst Door uw bankrekening te koppelen met Ponto Connect wordt er door Ponto een maandelijkse kost van 4 euro per maand per rekening exclusief BTW aangerekend. Raadpleeg de voorwaarden aan het begin van het registratieproces.

1. Ga naar Instellingen – Overige Instellingen – Integraties

2. Klik op “Aanmelden bij Ponto Connect”. U zal doorgestuurd worden naar de website van Ponto.

3. Selecteer uw bank en vul de gevraagde gegevens in

4. Controleer uw mailbox om uw e-mailadres te bevestigen. Via dit e-mailadres zal u later een e-mail krijgen om uw bedrijfsgegevens te vervolledigen zodat Ponto u op een correcte wijze kan factureren.

5. Geef uw toestemming om Ponto te verbinden met KMO-Facturatie. Hierna wordt u teruggestuurd naar KMO-Facturatie en is Ponto gereed voor gebruik!

Synchronisatie instellingen

Na het koppelen van Ponto Connect kan u volgende opties bekijken of configureren:

Status: de status van uw koppeling tussen Ponto Connect en KMO-Facturatie
Rekening ID: de interne ID van de gekoppelde bankrekening (voor support)
Automatisch afboeken bij match: indien “Ja” zal het programma tweemaal per dag uw transacties synchroniseren en betalingen automatisch afboeken wanneer de (gestructureerde) mededeling van de betaling volledig overeen komt met een gekende mededeling bij KMO-Facturatie
Transacties synchroniseren vanaf: de startdatum vanaf wanneer transacties moeten worden gesynchroniseerd. Banktransacties ouder dan deze datum zullen niet worden opgehaald. Indien deze datum leeg blijft zal KMO-Facturatie de laatste 100 transacties ophalen.

Transacties raadplegen

U kan gesynchroniseerde banktransacties raadplegen via het menu Financieel – Banktransacties. Hier kan manueel uw banktransacties synchroniseren en opgehaalde transacties beheren.

Transacties beschikken over vier verschillende statussen:

Geen match: deze betaling is niet als verkoop- of aankoopfactuur teruggevonden in KMO-Facturatie
Gedeeltelijke match: de (gestructureerde) mededeling van deze banktransactie is niet gekend bij KMO-Facturatie, maar een factuur met overeenkomstig bedrag werd wel gedetecteerd
Match: een factuur met een (gestructureerde) mededeling die overeenkomt met deze banktransactie is gekend bij KMO-Facturatie
Match, reeds betaald: zelfde als “match”, maar de factuur in kwestie is bij KMO-Facturatie reeds (manueel) gemarkeerd als betaald
Afgehandeld: deze banktransactie is ofwel gekoppeld aan een bijhorende factuur, ofwel genegeerd

Een transactie kan u op volgende manier behandelen door op ‘Opties’ te drukken:

Accepteren en afboeken: boek de betaling in voor de voorgestelde factuur
Aanpassen: pas de voorgestelde factuur of het betaalde bedrag aan
Negeren: doe niks met deze transactie en verberg deze uit de lijst

Automatisatie Wanneer u bij Instellingen - Overige Instellingen - Integraties de optie "Automatisch afboeken bij match" inschakelt, wordt de actie "Accepteren en afboeken" automatisch toegepast voor alle banktransacties met de status "Match". Zo kan u betalingsopvolging automatisch laten verwerken voor betalingen waar KMO-Facturatie 100% zeker van is dat ze bij een gekende aan- of verkoopfactuur horen.

Aankoopfacturen betalen met Ponto

1. Ga naar Financieel – Aankoopfacturen

2. Selecteer hier 1 of meerdere facturen en klik vervolgens op ‘Klaarzetten voor betaling’.

3. Ga naar Financieel – Banktransacties – Verzendmap

4. Selecteer de aankoopfacturen die u wil tekenen en klik op ‘Selectie tekenen’

5. Vul nu een memodatum in voor de geselecteerde betalingen. Betalingen in bulk moeten met dezelfde memodatum worden doorgegeven.

6. Klik nu op ‘Betalingen tekenen’.

Wanneer u dit de eerste keer gaat doen, dient u nog een extra configuratie te doen bij Ponto zelf. Meer informatie hierover: ‘Vraag live betalingen aan’.

7. U wordt nu doorgestuurd naar Ponto, waar u dient in te loggen en de stappen dient te volgen.

8. Bulkbetaling werd ontvangen door de bank.

9. De status van de banktransacties komt nu op getekend te staan.

10. Via Financieel – banktransacties zal u de betaling van de aankoopfacturen zien, en kan u deze afpunten op dezelfde manier als bij de ontvangen betalingen van uw verkoopfacturen.

Vraag live betalingen aan

Wanneer u de eerste maal banktransacties wil tekenen en aankoopfacturen via Ponto wil betalen, gaat u de volgende melding krijgen:

1. Log in op My Ponto Dashboard

2. Ga naar Integraties

3. Klik op de gekoppelde bankrekening – ga naar het tabblad betalingen – vraag live betalingen aan.

4. Hier dient u alle gevraagde informatie in te vullen (gegevens vertegenwoordiger, begunstigde en een kopie van uw identiteitskaart uploaden)

5. Klik op volgende en geef toestemming aan Ponto om betalingsopdrachten te initiëren.

6. U krijgt nu volgende melding:

7. Van zodra de toegang is goedgekeurd ontvangt u een e-mail van Ponto en kan u aankoopfacturen via KMO-Facturatie klaarzetten voor betaling via Ponto.