Exact Online
Exact Online - Boekhoudsoftware
Exact Online is een online boekhoudpakket voor het beheren van uw boekhouding.
Facturen, klantinformatie en andere relevante gegevens kan u snel en eenvoudig overdragen naar uw online omgeving in uw boekhoudsoftware.
Aangezien uw facturen in KMO-Facturatie in UBL formaat worden opgesteld, kunnen uw facturen makkelijker verwerkt worden in Exact Online, waardoor zij in principe enkel nog maar moeten worden goedgekeurd.
Exporteren van documenten naar Exact Online
In de software van KMO-Facturatie laten we u de keuze. U kan ervoor kiezen om elke verkoopfactuur bij verzending naar uw klant ineens over te maken naar uw boekhoudomgeving of u kan opteren om periodiek alle documenten op te vragen en zo doorsturen naar uw boekhoudomgeving.
Export naar Exact Online per document
Wanneer u kiest voor de 1e optie en dus elke verkoopfactuur bij verzending aan uw klant ook ineens wenst door te sturen naar uw boekhoudomgeving, kan u dit als volgt instellen in KMO-Facturatie:
Ga naar Instellingen – Overige Instellingen en kies hier voor het tabblad ‘Boekhouding’.
Bij de Mailinstellingen kies u voor ‘Ja’ bij UBL toevoegen aan e-mails.
En in het veld E-mailadres BCC boekhoudprogramma geeft u het e-mailadres in, waarop uw boekhoudsoftware uw documenten kan ontvangen en verwerken.
Periodieke export naar Exact Online
In de 2e optie kiest u ervoor om uw documenten periodiek over te maken naar uw omgeving in uw boekhoudsoftware.
Om deze export te doen gaat u naar Financieel – Overzicht en klikt u op ‘Exporteren’.
U krijgt het scherm ‘Boekhouding exporteren als .zip’ te zien, waarbij u
– de periode kan selecteren
– en een selectie kan maken van de documenten die u wenst te exporteren
Daarnaast duidt u aan welk exporttype u verkiest en klikt u op ‘exporteren als .zip’.
KMO-Facturatie maakt nu het gevraagde zipbestand aan, hetgeen u nadien kan overmaken aan uw omgeving in de boekhoudsoftware.
UBL facturen vereenvoudigen de boekhouding doordat deze gegevens direct kunnen worden geïntegreerd in uw boekhoudsysteem, wat dubbel werk voorkomt en kans op fouten verminderd.
UBL facturen
In de moderne zakenwereld wordt efficiëntie en naadloze samenwerking steeds belangrijker. Een van de manieren waarop veel bedrijven hun factureringsprocessen hebben geoptimaliseerd is door over te stappen op UBL facturen. UBL facturen, ook bekend als Universal Business Language facturen, zijn gestandaardiseerde elektronische facturen die op een uniforme wijze worden gepresenteerd en uitgewisseld. Deze aanpak maakt het mogelijk om factuurgegevens gemakkelijk tussen verschillende systemen en softwaretoepassingen te delen.
Het gebruik van UBL facturen vermindert de kosten en de tijd die nodig is om facturen te verwerken en te verzenden. Bedrijven kunnen bijgevolg besparen op papier, drukwerk en verzendkosten. Daarnaast vermindert UBL facturatie ook de kans op vertragingen of verlies van facturen, wat bijdraagt aan een efficiënter en sneller facturatieproces. Door dit sneller facturatieproces kunnen snellere betalingen volgen en kan uw cashflow verbeteren. Door een gestandaardiseerde en elektronisch aanpak te gebruiken, kan u de efficiëntie van uw bedrijf verhogen, kosten besparen en duurzaamheidsdoelstellingen bevorderen.
Daarnaast heeft het gebruik van UBL facturen een aanzienlijke impact op het boekhoudproces van bedrijven. Door de gestandaardiseerde opmaak en de mogelijkheid om gegevens automatisch te verwerken, kunnen boekhoudkundige taken efficiënter worden uitgevoerd. UBL factureren kunnen direct geïntegreerd worden in het boekhoudsysteem, waardoor deze sneller verwerkt kunnen worden en de kans op fouten verminderd. Dit geeft boekhouders meer tijd om zich te richten op andere belangrijke zaken van uw bedrijf.
Om een elektronische factuur op een correcte manier naar een overheidsinstantie of ander bedrijf te versturen moet uw factuur in UBL-formaat verstuurd worden via het PEPPOL Netwerk. Ook deze integratie is voorzien in KMO-Facturatie. U dient één maal de connectie leggen met PEPPOL, waarna u door middel van 1 klik uw UBL facturen via het PEPPOL Netwerk kan overmaken aan uw klant of aan de overheidsinstantie.
