Ponto Connect
Automatische betalingsopvolging met Ponto Connect
Met Ponto Connect kan u eenvoudig uw bankrekening koppelen met KMO-Facturatie, ongeacht de bank waarbij u aangesloten bent.
Na koppeling zullen banktransacties periodiek gesynchroniseerd worden en kunnen aankoop- en verkoopfacturen automatisch als betaald worden gemarkeerd indien de (gestructureerde) mededeling overeenkomt.
Ponto Connect is een betalende dienst. Door uw bankrekening te koppelen met Ponto Connect wort er door Ponto een maandelijkse kost van €4 per maand per rekening excl. btw aangerekend. Raadpleeg de voorwaarden aan het begin van het registratieproces.
Instellen van Ponto Connect in KMO-Facturatie
- Ga naar Instellingen – Overige Instellingen – Integraties
- Klik op “Aanmelden bij Ponto Connect”. U zal doorgestuurd worden naar de website van Ponto.
3. Selecteer uw bank en vul de gevraagde gegevens in.
4. Controleer uw mailbox om uw e-mailadres te bevestigen. Via dit e-mailadres zal u later een e-mail krijgen om uw bedrijfsgegevens te vervolledigen zodat Ponto u op een correcte wijze kan factureren.
5. Geef uw toestemming om Ponto Connect te verbinden met KMO-Facturatie. Hierna wordt u teruggestuurd naar KMO-Facturatie en is Ponto Connect gereed voor gebruik.
Ponto Connect - Synchronisatie instellingen
Na de koppeling met Ponto Connect kan u volgende opties bekijken of configureren:
- Status: de status van uw koppeling tussen Ponto Connect en KMO-Facturatie
- Rekening ID: de interne ID van de gekoppelde bankrekening (voor support)
- Automatisch afboeken bij match: Indien ‘ja’ zal het programma tweemaal per dag uw transacties synchroniseren en betalingen automatisch afboeken wanneer de (gestructureerde) mededeling van de betaling volledig overeenkomst met de gekende mededeling bij KMO-Facturatie
- Transacties synchroniseren vanaf: de startdatum vanaf wanneer transacties moeten worden gesynchroniseerd. Banktransacties ouder dan deze datum zullen niet worden opgehaald. Indien deze datum leeg blijft zal KMO-Facturatie de laatste 100 transacties ophalen.
Ponto Connect - Transacties raaplegen en verwerken
U kan gesynchroniseerde banktransacties raadplegen via het menu Finaniceel – Banktransacties. Hier kan manueel uw banktransacties synchroniseren en opgehaalde transacties beheren.
Transacties beschikken over vier verschillende statussen:
- Geen match: deze betaling is niet als verkoop- of aankoopfactuur teruggevonden in KMO-Facturatie
- Gedeeltelijke match: de (gestructureerde) mededeling van deze banktransactie is niet gekend bij KMO-Facturatie, maar een factuur met overeenkomstig bedrag werd wel gedetecteerd
- Match: een factuur met een (gestructureerde) mededeling die overeenkomt met deze banktransactie is gekend bij KMO-Facturatie
- Match, reeds betaald: zelfde als “match”, maar de factuur in kwestie is bij KMO-Facturatie reeds (manueel) gemarkeerd als betaald
- Afgehandeld: deze banktransactie is ofwel gekoppeld aan een bijhorende factuur, ofwel genegeerd
Een transactie kan u op volgende manier behandelen door op ‘Opties’ te drukken:
- Accepteren en afboeken: boek de betaling in voor de voorgestelde factuur
- Aanpassen: pas de voorgestelde factuur of het betaalde bedrag aan
- Negeren: doe niks met deze transactie en verberg deze uit de lijst
Wanneer u bij Instellingen – Overige Instellingen – Integraties de optie “Automatisch afboeken bij match” inschakelt, wordt de actie “Accepteren en afboeken” automatisch toegepast voor alle banktransacties met de status “Match”. Zo kan u betalingsopvolging automatisch laten verwerken voor betalingen waar KMO-Facturatie 100% zeker van is dat ze bij een gekende aan- of verkoopfactuur horen.
Betalingsopvolging in KMO-Facturatie
Betalingsopvolging is een belangrijk onderdeel van het financiële beheer van uw bedrijf, het helpt om een gezonde cashflow te behouden en het risico op oninbare vorderingen te verminderen.
Het proces van betalingsopvolging omvat meestal de volgende stappen:
- Facturatie
- Herinneringen: Hiervoor kan u gebruik maken van de vooraf ingestelde templates, waardoor u deze herinneringen in slechts één klik of in bulk kan versturen
- Persoonlijk contact
- Betalingsregeling: Als uw klant financiële moeilijkheden heeft, kan u proberen een betalingsregeling te treffen om de openstaande schuld in termijnen te ontvangen.
- Dreiging met verdere stappen: Indien nodig kan u de klant op de hoogte brengen van de mogelijke verdere stappen, zoals het inschakelen van een incassobureau of verdere juridische stappen. In KMO-Facturatie heeft u de mogelijkheid om uw onbetaalde facturen rechtstreeks door te sturen naar het Incassobureau Be Paid ter invordering.
Een efficiënt betalingsopvolgingssysteem is essentieel om de liquiditeit en financiële stabiliteit van uw bedrijf te waarborgen.
