Verkoopfacturen

1. Factuur maken

Stap 1: klant opzoeken en juiste fiche aanklikken

Via het klantenbestand kan u de klant opzoeken voor wie u een factuur wenst op te stellen.
Kan u de klant niet terugvinden, kan u in het klantenbestand een nieuwe klant toevoegen. 
Hoe u dit juist moet doen kan u terugvinden in de handleiding Klantenbestand. 

Van zodra u de juiste klant heeft aangeduid, opent de volledige klantenfiche.  

Stap 2: Factuur maken

Welke documenten u van hieruit kan maken, is afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket. 

U klikt op '+ Factuur maken'. De invoicer verschijnt nu.

Vul de nodige velden in:

  • Aantal
  • Beschrijving:
    • Wanneer u heeft een gekozen voor een facturatiepakket inclusief prijslijst:
      • Zullen er van zodra u begint te typen, automatisch verschillende artikels worden voorgesteld.
      • Tevens kan u via de knop prijs zoeken of via de F2 toets het juiste artikel in de prijslijst opzoeken  
  • Correct BTW percentage selecteren
  • Eventuele korting aanduiden
  • Prijs ingeven (Indien het artikel al in de prijslijst zit, zal er automatisch een prijs voorgesteld worden)
  • U kan tevens per lijn een uitgebreide beschrijving of bijkomende informatie ingeven
  • Klik op het Plus-tekentje om de lijn toe te voegen

Bij de samenvatting kan u indien nodig alsnog de korting aanpassen of een ander BTW percentage instellen. Dit kan telkens via de knoppen ‘% Instellen’.

Is er reeds een bedrag betaald, kan u dit aanduiden in de samenvatting op de lijn van ‘Reeds betaald:’ en hier op ‘Volledig betaald’ of ‘Bewerken’ klikken. 

Als u nog iets wil aanpassen aan de door u ingegeven artikels, kan u dit doen door naar de juiste lijn te gaan. Deze lijn wordt dan in het blauw weergegeven en volgende knopjes verschijnen:  

Het eerste knopje is om de lijn te verwijderen, het tweede om de lijn aan te passen. Bij het derde en het vierde knopje kan u de lijnen verplaatsen.

Van zodra u alle nodige lijnen heeft ingegeven en alles juist staat, klikt u op ‘Opslaan’. 

Uw factuur komt tevoorschijn. 

2. Factuur maken toepassing van het verlaagd BTW-tarief aan 6% op werken in onroerende staat aan privé-woningen

Om deze facturen correct te kunnen opstellen, is het belangrijk dat u eerst een wijziging doet in de desbetreffende klantenfiche. 

Klik op het woord 'Certificaten', hierna opent het volgende scherm:

Nu heeft u de keuze: 

  • U kan de Status Activeren
    • Uw factuur zal automatisch opgesteld worden aan 6% BTW
    • ‘Een attest werd bezorgd om renovatiewerken aan verlaagd BTW-tarief van 6% te rechtvaardigen.’ Deze melding zal onderaan uw factuur komen. 
  • Of u kan een bestand kiezen en uploaden
    • Deze optie is beschikbaar zodat u onmiddellijk een attest ter invullen kan doorsturen aan uw klant. 
    • U klikt op ‘Bestand kiezen’, waarna u het juiste document kan selecteren en openen. 
    • Nadien klikt u op de groene knop van uploaden. 
    • Van zodra u nu een factuur overmaakt aan deze klant, zal het attest ter invulling in bijlage mee opgestuurd worden. 

3. Extra opties bij factuur maken

Wanneer u in de invoicer komt, krijgt u bovenaan een balk met rode opties in: 

Prijs zoeken

Als u bij de aanmaak van uw factuur in het veld beschrijving het juiste artikel of idenst wil ingeven, kan u dit terugvinden via de knop ‘Prijs zoeken’ of door op de F2 toets te klikken. 

Opties

Indien u een detailpagina wil toevoegen aan uw factuur, kan dit ook via opties. Deze pagina komt tussen uw factuur en de factuurvoorwaarden. 

Nadien klikt u op opslaan en sluiten en komt u opnieuw in de invoicer terecht.

Template openen en opslaan

Template opslaan

Via templates heeft u de mogelijkheid om uw inhoud op te slaan en later opnieuw te gebruiken. U kan dus verschillende artikels of diensten toevoegen, alsook beschrijvingslijnen (dit komt in het volgende puntje aan bod). Hieronder een voorbeeld: 

Deze inhoud kan u opslaan via de knop 'Template opslaan'.
Vul nadien een passende beschrijving + categorie in en klik op 'Template opslaan'.
U kan nu uw factuur verder afwerken en de template is beschikbaar voor toekomstige facturen.
Template openen

U wil een nieuwe factuur aanmaken en komt in een lege invoicer. 
Van zodra u klikt op ‘Template openen’ kan u een reeds ingestelde template zoeken.

Door te klikken op de template die u nodig heeft, komen de lijnen in de invoicer terecht en kan u eventueel nog lijnen aanpassen, toevoegen en dergelijke. 
Van hieruit kan u ook een nieuwe template aanmaken. 

Beschrijvingslijn

Beschrijvingslijnen zijn extra lijnen die u boven tussen en onder uw artikellijnen kan plaatsen. Voor deze lijnen dient u dus geen prijs in te geven. 

 

Vul hier uw tekst in en klik op toevoegen
Wanneer u met de muis over die lijn gaat, kan u de plaats aanpassen door middel van de pijltjes.
Voorschotfactuur afboeken

Wanneer u klikt op ‘voorschotfactuur afboeken’, krijgt u een overzicht van alle opgestelde facturen van die specifieke klant. 
Hier kan u de juiste factuur aanduiden, door te klikken op de knop ‘Opties’ en dan te klikken op ‘+ inboeken’.

 

Van zodra u op '+ inboeken' heeft geklikt, komt u opnieuw in de invoicer terecht. Het nettobedrag en BTW bedrag van de voorschotfactuur wordt hier in mindering gebracht.

4. Planning maken

Klik hier op de knop 'Planning maken'
Een planning kan u instellen door middel van een template.

De eerste stap die u dient te ondernemen is een template selecteren. Wanneer u op deze knop klikt, krijgt u een overzicht van al de door u ingestelde templates en kan u één aanduiden of een nieuwe aanmaken. Wanneer u de desbetreffende template aanklikt komt deze in de factuurinhoud te staan. 

Van zodra u dit heeft ingesteld, kan u een keuze maken naar het type planning u wil instellen. 
– Vaste dag in de maand: bv elke 10e van de maand deze template op de planning plaatsen
– Periodiek: geef hier in om de hoeveel dagen u deze template op de planning wil plaatsen. 

Van zodra u een einddatum van uw planning ingeeft, verschijnt er een extra optie, m.n. 
Facturatiebedrag over periode spreiden. Indien u hier ‘JA’ kiest, zal het bedrag van de template opgesplitst worden en zal u deelfacturen maken. Hier zal tevens een extra melding van gemaakt worden op de facturen.   

In dit voorbeeld hebben we gekozen om de template elke 13e van de maand op de planning te plaatsen. Het facturatiebedrag wil ik ook spreiden over de periode. Hier krijgen we dus elke 13e van de maand tot de einddatum een factuur van € 60,50 die op de planning zal staan. Wanneer u nu klikt op 'Planning instellen', zal u deze kunnen terugvinden in het overzicht van de facturen.
In het overzicht van de verkoopfacturen, kan u nu de facturen zien die op planning staan. De status zal ofwel 'Gepland' of Factureerbaar' zijn. In het voorbeeld hierboven staat de eerste lijn op 'Gepland' + 2 dagen, deze zal dus binnen 2 dagen op 'Factureerbaar' komen te staan. De lijn waar 'Factureerbaar' staat, deze lijn kan u factureren door op 'Opties te klikken. En dan klikken op 'Factureren'. Nu komt u in de invoicer terecht. De template die u had geselecteerd bij de planning, ziet u hier nu staan.

5. Overzicht verkoopfacturen + acties

Een overzicht van de verkoopfacturen kan u terugvinden in de klantenfiche of bij Financieel – Verkoopfacturen. Bij de 2e optie ziet u alle verkoopfacturen van alle klanten staan.

In het overzicht worden volgende kolommen weergegeven: 
– Factuurnummer
– Klant  (wanneer u het overzicht bekijkt via financieel – verkoopfacturen)
– Datum: Factuurdatum of datum creditnota
– Totaal: het totaal bedrag van uw factuur of creditnota
– Restsaldo: het openstaand saldo
– Laatste actie: dit kan zijn wanneer de factuur werd doorgestuurd aan een klant, in welke datum er een betaling is geweest, e.d.
– Status: Dit wordt voornamelijk automatisch aangepast naar gelang de laatste actie die werd ondernomen, mogelijke statussen:
Te betalen + aantal dagen: hoeveel dagen nog vooraleer de vervaldatum van de factuur is bereikt
Betaald
Vervallen + aantal dagen: de factuur staat niet aangeduid als betaald en we zijn reeds voorbij de vervaldatum.
Gecrediteerd + factuurnummer: de factuur werd gecrediteerd, het nummer dat vermeld staat is het nummer van de creditnota
Factureerbaar: zoals in punt 4 Planning besproken
Gepland: 
zoals in punt 4 Planning besproken

In de laatste kolom kan u via opties verschillende acties uitvoeren:
– Bekijken
– Creditnota maken
– Mail factuur
– Mail betaalherinnering
– Mail tweede betaalherinnering
– Logboek: hier kan u de historiek van deze factuur bekijken, wanneer heb ik deze per mail overgemaakt aan mijn klant en dergelijke
– Markeer als betaald: Hier kan u een deelbetaling ingeven of de facturen markeren als volledig betaald, tevens kan u hier de betaalmethode aanduiden.