Verkoopfacturen

1. Factuur maken

Stap 1: klant opzoeken en juiste fiche aanklikken

Via het klantenbestand kan u de klant opzoeken voor wie u een factuur wenst op te stellen.
Kan u de klant niet terugvinden, kan u in het klantenbestand een nieuwe klant toevoegen. 
Hoe u dit juist moet doen kan u terugvinden in de handleiding Klantenbestand. 

Van zodra u de juiste klant heeft aangeduid, opent de volledige klantenfiche.  

Stap 2: Factuur maken

Welke documenten u van hieruit kan maken, is afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket. 

Ofwel kan u op de groene knop '+ Nieuw' klikken en daar op 'Verkoopfactuur' klikken, ofwel gaat u naar het tabblad 'Verkoopfacturen' en klikt u daar op '+ Toevoegen'.

Eerst komt u op het scherm met algemene info. Hier kan u een titel ingeven (optioneel). Extra informatie op uw detailpagina weergeven, de tekst onderaan uw document aanpassen. De datum van uw factuur en vervaldatum wordt automatisch voorgesteld, alsook het volgnummer van uw factuur. 

Nadien klikt u op het tabblad lijnen.

Vul de nodige velden in:

  • Beschrijving:
    • Wanneer u het artikel al heeft ingegeven in de prijslijst, zal er u van zodra u begint te typen, automatisch verschillende artikels worden voorgesteld.   
  • Aantal
  • BTW tarief selecteren / invullen
  • Eventuele korting aanduiden
  • Prijs per stuk ingeven (Indien het artikel al in de prijslijst zit, zal er automatisch een prijs voorgesteld worden)
  • U kan tevens per lijn een uitgebreide beschrijving of bijkomende informatie ingeven
  • Klik op het Plus-tekentje om de lijn toe te voegen

Bij de samenvatting kan u indien nodig alsnog de korting aanpassen of een ander BTW percentage instellen. Dit kan telkens via de knoppen ‘% Instellen’.

Is er reeds een bedrag betaald, kan u dit aanduiden in de samenvatting op de lijn van ‘Reeds betaald:’. Is het volledig betaald klikt u op ‘Volledig betaald’.  

Als u nog iets wil aanpassen aan de door u ingegeven artikels, kan u dit doen door naar de juiste lijn te gaan.   

Het bovenste icoon is om de lijn te verplaatsen, het 2e om het nieuwe artikel op te slaan in de prijslijst, het derde is om de lijn te bewerken en het vierde om de lijn te verwijderen.

Naast het tabblad Algemene info en Lijnen heeft u ook nog de tabbladen ‘Voorraad’, ‘Vertaling’ en ‘Geavanceerd’. 

In het tabblad ‘Voorraad’ kan u de aanpassingen in uw voorraad zien ingevolge de factuur die u aan het maken bent. Dit tabblad is al dan niet aanwezig, afhankelijk van het door u gekozen pakket. 

Daarnaast ziet u ‘Vertaling’, wenst u een vertaling van uw factuur naar het Engels, Frans of Duits, dan kan u dit hier voorzien. 

In het tabblad ‘Geavanceerd’ kan u nog extra aanpassingen voorzien, zoals onder andere een aangepaste documentnaam geven. (vb: voorschotfactuur)

Van zodra u alle nodige lijnen heeft ingegeven en alles correct staat, kan u een voorbeeld bekijken van uw factuur. 

Uw factuur komt tevoorschijn.

Naast de mogelijkheid om een voorbeeld te raadplegen ziet u nog verschillende opties staan: 

  • Opslaan
    • Opslaan: het document opslaan
    • Opslaan als PDF en verzenden: Uw factuur wordt aangemaakt en u komt direct in het e-mailsysteem terecht van waaruit u de factuur kan doormailen
    • Opslaan als concept
    • Opslaan template: Indien u van deze factuur een template wil aanmaken, zodat u deze template later opnieuw kan gebruiken bij dezelfde of bij andere klanten. Of indien u aan de hand van deze template een planningsysteem wil opzetten. (Al dan niet beschikbaar afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket) 
  • Openen
    • Openen template: Wanneer u reeds templates heeft voorzien, kan u deze inladen in een nieuw document via deze optie
  • Invoegen
    • Beschrijvingslijn
    • Afstandshouder
    • Horizontale lijn
    • Voorschotfactuur
  • Voorbeeld: Een voorbeeld van uw gemaakt document bekijken

2. Factuur maken toepassing van het verlaagd BTW-tarief aan 6% op werken in onroerende staat aan privé-woningen

Om deze facturen correct te kunnen opstellen, kan u best eerst een wijziging doet in de desbetreffende klantenfiche. 

Klik op het woord 'Certificaten', hierna opent het volgende scherm:

Nu heeft u de keuze: 

  • U kan de Status Activeren
    • Uw factuur zal automatisch opgesteld worden aan 6% BTW
    • ‘Een attest werd bezorgd om renovatiewerken aan verlaagd BTW-tarief van 6% te rechtvaardigen.’ Deze melding zal onderaan uw factuur komen. 
  • Of u kan een bestand kiezen en uploaden
    • Deze optie is beschikbaar zodat u onmiddellijk een attest ter invullen kan doorsturen aan uw klant. 
    • U klikt op ‘Bestand kiezen’, waarna u het juiste document kan selecteren en openen. 
    • Nadien klikt u op de groene knop van uploaden. 
    • Van zodra u nu een factuur overmaakt aan deze klant, zal het attest ter invulling in bijlage mee opgestuurd worden. 

3. Planning maken

Ga naar 'Factuurplanning' en klik dan op '+ Toevoegen'. Het volgende scherm wordt geopend:
Een planning kan u instellen door middel van een template.

De eerste stap die u dient te ondernemen is een template selecteren. Wanneer u op deze knop klikt, krijgt u een overzicht van al de door u ingestelde templates en kan u één aanduiden of een nieuwe aanmaken. Wanneer u de desbetreffende template aanklikt komt deze in de factuurinhoud te staan. 

Van zodra u dit heeft ingesteld, kan u een keuze maken naar het type planning u wil instellen. 
– Vaste dag in de maand: bv elke 10e van de maand deze template op de planning plaatsen
– Periodiek: geef hier in om de hoeveel dagen u deze template op de planning wil plaatsen. 

Van zodra u een einddatum van uw planning ingeeft, verschijnt er een extra optie, m.n. 
Facturatiebedrag over periode spreiden. Indien u hier ‘JA’ kiest, zal het bedrag van de template opgesplitst worden en zal u deelfacturen maken. Hier zal tevens een extra melding van gemaakt worden op de facturen.   

Als alles goed staat, klikt u op ‘Planning instellen’. 

In dit voorbeeld hebben we gekozen om de template elke 13e van de maand op de planning te plaatsen. Het facturatiebedrag wil ik ook spreiden over de periode. Hier krijgen we dus elke 13e van de maand tot de einddatum een factuur van € 60,50 die op de planning zal staan. Wanneer u nu klikt op 'Planning instellen', zal u deze kunnen terugvinden in het overzicht van Factuurplanningen.

Als u nu kijkt in het overzicht van ‘Factuurplanningen’, kan u de door u aangemaakte planning zien: 

De status zal ofwel 'Gepland' of Factureerbaar' zijn. Van zodra de startdatum is aangebroken komt deze als 'Factureerbaar' in het overzicht te staan.

Wanneer u dan rechts klikt op ‘Opties’ bij Acties, kan u kiezen voor ‘Factureren’. 

De ingegeven template wordt hernomen en er komt tevens de melding op dat het deelfactuur x van x is. Aangezien we in het voorbeeld hebben gekozen om het factuurbedragen te spreiden over de periodes. 

Nadien klikt u op de knop ‘Opslaan’ en de factuur komt tevoorschijn. Zoals u hier kan zien wordt de melding Deelfactuur x van x hernomen op uw factuur zelf. 

Als de termijn nog niet is aangebroken om de factuur te maken, zal u in het overzicht zien dat deze gepland staat + voor binnen hoeveel dagen. 

4. Overzicht verkoopfacturen + acties

Een overzicht van de verkoopfacturen kan u terugvinden in een specifieke klantenfiche of bij Financieel – Verkoopfacturen. 

In een specifieke klantenfiche

Wanneer u in een klantenfiche aan het werken bent, krijgt u bij ‘Verkoopfacturen’ een overzicht van alle gemaakte verkoopfacturen en creditnota’s van die klant te zien. 

In het overzicht worden volgende kolommen weergegeven: 
– Nummer: Factuurnummer
– Titel: de titel die u (optioneel) heeft meegegeven bij het aanmaken van uw document
– Datum: Factuurdatum of datum creditnota
– Totaal: het totaal bedrag van uw factuur of creditnota
– Restsaldo: het openstaand saldo
– Laatste actie: dit kan verschillende omschrijving omvatten. (de melding dat u de factuur heeft verstuurd, betaling ontvangen, rappel verstuurd of een manuele melding die u heeft ingegeven in het logboek) 
– Status: Dit wordt voornamelijk automatisch aangepast naar gelang de laatste actie die werd ondernomen, mogelijke statussen: 
Te betalen + aantal dagen: hoeveel dagen nog vooraleer de vervaldatum van de factuur is bereikt
Betaald
Vervallen + aantal dagen: de factuur staat niet aangeduid als betaald en we zijn reeds voorbij de vervaldatum.
Gecrediteerd + factuurnummer: de factuur werd gecrediteerd, het nummer dat vermeld staat is het nummer van de creditnota
Creditnota

In de laatste kolom kan u via opties verschillende acties uitvoeren:

– Logboek: hier kan u de historiek van deze factuur bekijken, wanneer heb ik deze per mail overgemaakt aan mijn klant en dergelijke
– Markeer als betaald: Hier kan u een deelbetaling ingeven of de facturen markeren als volledig betaald, tevens kan u hier de betaalmethode aanduiden. 

Overzicht verkoopfacturen via Financieel: 

Links krijgt u dan een overzicht van de voor u beschikbare documenten
Wanneer u klikt op verkoopfacturen, krijgt u het overzicht van alle gemaakte verkoopfacturen en creditnota's van alle klanten. Het overzicht dat u krijgt is bijna identiek aan het overzicht in de klantenfiche, met het enige verschil dat hier de klantnaam ook vermeld staat. Ook vanuit dit overzicht kan u de verschillende acties uitvoeren.