1. Offerte maken
2. Extra opties bij offertes maken (afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket). Aangezien dit gelijkaardig is aan de opties bij facturen maken, verwijzen we u hiervoor naar de handleiding Verkoopfacturen, punt 3: extra opties bij facturen maken.
3. Overzicht offertes + acties
1. Offerte maken
Stap 1: klant opzoeken en juiste fiche aanklikken
Via het klantenbestand kan u de klant opzoeken voor wie u een offerte wenst te maken.
Kan u de klant niet terugvinden, kan u in het klantenbestand een nieuwe klant toevoegen.
Hoe u dit juist moet doen kan u terugvinden in de handleiding Klantenbestand.
Van zodra u de juiste klant heeft aangeduid, opent de volledige klantenfiche.
Stap 2: Offerte maken
Welke documenten u vanuit de klantenfiche kan maken, is afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket.
Vul de nodige velden in:
- Aantal
- Beschrijving:
- Wanneer u heeft een gekozen voor een facturatiepakket inclusief prijslijst:
- Zullen er van zodra u begint te typen, automatisch verschillende artikels worden voorgesteld.
- Tevens kan u via de knop prijs zoeken of via de F2 toets het juiste artikel in de prijslijst opzoeken
- Wanneer u heeft een gekozen voor een facturatiepakket inclusief prijslijst:
- Correct BTW percentage selecteren
- Eventuele korting aanduiden
- Prijs ingeven
- U kan tevens per lijn een uitgebreide beschrijving of bijkomende informatie ingeven
- Klik op het Plus-tekentje om de lijn toe te voegen
Bij de samenvatting kan u indien nodig alsnog de korting aanpassen of een ander BTW percentage instellen. Dit kan telkens via de knoppen ‘% Instellen’.
Als u nog iets wil aanpassen aan de door u ingegeven artikels, kan u dit doen door naar de juiste lijn te gaan. Deze lijn wordt dan in het blauw weergegeven en volgende knopjes verschijnen:
Van zodra u alle nodige lijnen heeft ingegeven en alles juist staat, klikt u op ‘Opslaan’.
Uw offerte komt tevoorschijn.
2. Extra opties bij offertes maken
Aangezien dit gelijkaardig is aan de opties bij facturen maken, verwijzen we u hiervoor naar de handleiding Verkoopfacturen, punt 3: extra opties bij facturen maken.
3. Overzicht offertes + acties
Een overzicht van de offertes kan u terugvinden in de klantenfiche of bij Financieel – Offertes. Bij de 2e optie ziet u alle offertes van alle klanten staan.
In het overzicht worden volgende kolommen weergegeven:
– Offertenummer
– Klant (wanneer u het overzicht bekijkt via financieel – Offertes)
– Datum: Offertedatum
– Totaal: het totaal bedrag van uw offerte
– Laatste actie: dit kan zijn wanneer de offerte werd doorgestuurd aan een klant, wanneer deze werd geaccepteerd, e.d. .
– Status: Dit wordt voornamelijk automatisch aangepast naar gelang de laatste actie die werd ondernomen, mogelijke statussen:
Openstaand + aantal dagen: hoeveel dagen is de offerte nog geldig?
Vervallen: de vervaldatum van de offerte is voorbij
Gefactureerd + factuurnummer: er werd een factuur opgesteld van de offerte
Geaccepteerd / Geweigerd
Omgezet in werkbon
In de laatste kolom kan u via opties verschillende acties uitvoeren:
– Bekijken
– Factuur maken
– Mail Offerte
– Markeer als geaccepteerd
– Markeer als geweigerd
– Werkbon maken
– Logboek: hier kan u de historiek van deze factuur bekijken, wanneer heb ik deze per mail overgemaakt aan mijn klant en dergelijke