Offertes

1. Offerte maken

Stap 1: klant opzoeken en juiste fiche aanklikken

Via het klantenbestand kan u de klant opzoeken voor wie u een offerte wenst te maken. 
Kan u de klant niet terugvinden, kan u in het klantenbestand een nieuwe klant toevoegen. 
Hoe u dit juist moet doen kan u terugvinden in de handleiding Klantenbestand. 

Van zodra u de juiste klant heeft aangeduid, opent de volledige klantenfiche.  

Stap 2: Offerte maken

Welke documenten u vanuit de klantenfiche kan maken, is afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket.

U klikt op het tabblad Offertes en dan op '+ Toevoegen' of u klikt op de groene knop '+ Nieuw' en gaat daar offerte aanduiden.

Eerst komt u op het scherm met algemene info. Hier kan u een titel ingeven (optioneel). Extra informatio op uw detailpagina weergeven, de tekst onderaan uw document aanpassen. De datum van uw offerte en vervaldatum wordt automatisch voorgesteld, alsook het volgnummer van uw offerte. 

Nadien klikt u op het tabblad lijnen.

Vul de nodige velden in:

  • Beschrijving:
    • Wanneer u het artikel al heeft ingegeven in de prijslijst, zal er u van zodra u begint te typen, automatisch verschillende artikels worden voorgesteld.    
  • Aantal
  • BTW tarief selecteren / invullen 
  • Eventuele korting aanduiden
  • Prijs per stuk ingeven (Indien het artikel al in de prijslijst zit, zal er automatisch een prijs voorgesteld worden)
  • U kan tevens per lijn een uitgebreide beschrijving of bijkomende informatie ingeven
  • Klik op het Plus-tekentje om de lijn toe te voegen

Bij de samenvatting kan u indien nodig alsnog de korting aanpassen of een ander BTW percentage instellen. Dit kan telkens via de knoppen ‘% Instellen’.

Als u nog iets wil aanpassen aan de door u ingegeven artikels, kan u dit doen door naar de juiste lijn te gaan. U ziet volgende icoontjes staan:  

Het bovenste icoon is om de lijn te verplaatsen, het 2e om het nieuwe artikel op te slaan in de prijslijst, het derde om de lijn te bewerken en het vierde om de lijn te verwijderen.

Naast het tabblad Algemene info en Lijnen heeft u ook nog de tabbladen ‘Voorraad’, ‘Vertaling’ en ‘Geavanceerd’.

 In het tabblad ‘Vertaling’, kan u een vertaling van uw offerte voorzien in het Engels, Frans of Duits. 

In het tabblad ‘Geavanceerd’ kan u nog extra aanpassingen voorzien, zoals onder andere een aangepaste documentnaam aan uw offerte geven. (vb: raming, bestek)

Van zodra u alle nodige lijnen heeft ingegeven en alles correct staat, kan u een voorbeeld bekijken, het document opslaan of opslaan en verzenden. Bijkomende informatie over de opties die u ziet staan, kan u terugvinden in het deel van de handleiding ‘Verkoopfacturen’.

2. Overzicht offertes + acties

Een overzicht van de offertes kan u terugvinden in een specifieke klantenfiche of bij Financieel – Offertes. 

Wanneer u in een klantenfiche aan het werken bent, krijgt u bij ‘Offertes’ een overzicht van alle gemaakte offertes en hun bijhorende status van die specifieke klant te zien. 

Indien u een overzicht wil raadplegen via Financieel- Offertes, krijgt u het overzicht van alle offertes te zien van alle klanten. 

In de laatste kolom van het overzicht van u via opties verschillende acties uitvoeren: