Leveranciersbestand, aankoopfacturen, aankooporders
In het dashboard kan u klikken op het icoon van leveranciers of u kan via het menubalk bovenaan gaan en daar klikken op klanten, in de kolom links verschijnt er dan Klanten, Leveranciers, Personeel. Waarna u op Leveranciers kan klikken en zo in het leveranciersbestand terecht komt.
1. Leverancier opzoeken
2. Leverancier toevoegen
3. Leverancier gegevens bewerken
4. Aankoopfactuur ingeven
5. Overzicht aankoopfacturen + acties
6. Labels toekennen aan leveranciers, meer informatie hierover kan u raadplegen in de handleiding van het klantenbestand
7. Aankooporders
8. Overzicht aankooporders en acties
9. Voorraad verwerken op basis van aankooporder
1. Leverancier opzoeken
2. Leverancier toevoegen
Wanneer u klikt op de knop ‘+ Leverancier toevoegen’, wordt er voor u een tweede scherm geopend.
Vul hier alle gegevens in en klik op de knop ‘Leverancier toevoegen’.
Deze komt nu mee in de lijst te staan.
3. Leveranciergegevens bewerken
Als u de gegevens van een leverancier wil aanpassen, dient u de leverancier eerst te zoeken. (zie punt 1) Van zodra u de juiste fiche heeft geopend kan u rechts bij ‘Leveranciersinfo’ de gegevens aanpassen via ‘Algemene info’ – ‘Bewerken’.
4. Aankoopfactuur ingeven / ontvangen via Peppol
Open het leveranciersbestand. (bovenaan verder toegelicht) Zoek de juiste leverancier op of voeg een nieuwe leverancier toe. Wanneer u klikt op de leverancier die u nodig heeft opent de desbetreffende leveranciersfiche.
Een aankoopfactuur toevoegen kan via het tabblad ‘Aankoopfacturen’ – ‘+ Toevoegen’ of via de groene knop ‘+ Nieuw’ bovenaan.
Wanneer u een aankoopfactuur gaat toevoegen komt u eerst in het scherm met ‘Algemene info’ terecht. Hier kan u een titel opgeven, uw volgnummer en de aankoopfactuur in PDF gaan uploaden. Nadien gaat u verder naar het tabblad ‘Lijnen’, waar u een gedetailleerd overzicht van uw aankoopfactuur kan ingeven.
Indien u (in de plaats van het PDF bestand) hier een XML bestand (ook UBL bestand genoemd) gaat importeren, zal KMO-Facturatie automatisch lijnen, totalen, leveranciersinformatie en de PDF-versie van de factuur uit het UBL bestand halen en opslaan.
Naast het tabblad ‘Lijnen’ kan u ook nog ‘Voorraad’ bekijken. Hier kan u de wijzigingen in de voorraad zien.
Klik nu op ‘Opslaan’ en de aankoopfactuur met de eventuele verwerking van de voorraad zit in het programma.
Indien het voorraaditem niet gekend is en u dus geen automatische verwerking heeft, kan u dit ook nog manueel koppelen.
Hiervoor klikt u op lijn op ‘Opties’ – ‘Koppeling prijslijst en voorraad’ en doe de verwerking manueel.
U heeft ook de mogelijkheid om in bulk meerdere aankoopfacturen te gaan uploaden binnen een leveranciersfiche. Per factuur zal het programma een concept aanmaken zodat u later de nodige parameters (datum, nummer, inhoud en totaal) kan aanvullen.
Aankoopfacturen ontvangen via Peppol
Via KMO-Facturatie kan u ook facturen ontvangen via Peppol. Deze aankoopfactuur ontvangt u dan automatisch per e-mail. In het pro pakket zien onze gebruikers deze facturen ook automatisch verschijnen in het tabblad “Aankoopfacturen”.
Inbox voor aankoopfacturen
U kan aankoopfacturen in PDF- of fotoformaat eenvoudig doorsturen naar een persoonlijke centrale mailbox. Alle documenten die u naar dit e-mailadres stuurt, worden automatisch verwerkt en als concept klaargezet in uw overzicht van aankoopfacturen. Als het e-mailadres gekend is in de leveranciersfiche, zal de juiste leverancier ook worden gekoppeld.
Klik op financieel – Aankoopfacturen – Upload per e-mail om uw persoonlijk e-mailadres te zien
5. Overzicht aankoopfacturen + acties
Een overzicht van alle aankoopfacturen kan u terugvinden in de leveranciersfiche of bij Financieel – Aankoopfacturen. Bij de 2e optie ziet u alle aankoopfacturen van alle leveranciers staan.
In het overzicht worden volgende kolommen weergeven:
– Nummer
– Titel
– Leverancier (wanneer u het overzicht bekijkt via financieel – aankoopfacturen)
– Datum
– Totaal: het totaal bedrag van de aankoopfactuur
– Status: dit staat op betaald of vervallen + melding aantal dagen vervallen
In de laatste kolom kan u via opties verschillende acties uitvoeren:
– De aankoopfactuur bekijken, bewerken of verwijderen
– Markeren als betaald
7. Aankooporder
Met dit document kan u een order opstellen en versturen naar uw leverancier.
Indien u in de prijslijst een aankoopprijs en leveranciersbeschrijving opneemt voor uw artikels, wordt deze aankoopprijs + leveranciersbeschrijving overgenomen op uw aankooporder. Indien u geen aankoopprijs heeft ingegeven, zal de verkoopprijs opgenomen worden.
Open het leveranciersbestand. (bovenaan verder toegelicht) Zoek de juiste leverancier op of voeg een nieuwe leverancier toe. Wanneer u klikt op de leverancier die u nodig heeft opent de desbetreffende leveranciersfiche.
Een aankooporder toevoegen kan via het tabblad ‘Aankooporders’ – ‘+ Toevoegen’ of via de groene knop ‘+ Nieuw’ bovenaan.
Wanneer u een aankooporder gaat toevoegen komt u eerst in het scherm met ‘Algemene info’ terecht. Hier kan u een titel en een referentienummer opgeven. Nadien gaat u verder naar het tabblad ‘Lijnen’ waar u de artikels in kwestie kan ingeven.
Klik nu op ‘Opslaan’ en de aankooporder zit in het programma. Deze kan nu doorsturen naar uw leverancier.
De status van de aankooporder komt automatisch ‘In bestelling te staan’.
8. Overzicht aankooporders+ acties
Een overzicht van alle aankooporders kan u terugvinden in de leveranciersfiche of bij Financieel – Aankooporders. Bij de 2e optie ziet u alle aankooporders van alle leveranciers staan.
In het overzicht worden volgende kolommen weergeven:
– Nummer
– Titel
– Leverancier (wanneer u het overzicht bekijkt via financieel – aankoopfacturen)
– Datum
– Totaal: het totaal bedrag van de aankooporder
– Status: dit staat op ‘In bestelling’, ‘Deels geleverd’, ‘Geleverd’, ‘Geannuleerd’
In de laatste kolom kan u via opties verschillende acties uitvoeren:
– De aankooporder bekijken en bewerken (indien er nog geen levering heeft plaatsgevonden)
– Levering toevoegen
– Mailen naar de leverancier
– Logboek bekijken
9. Voorraad verwerken op basis van aankooporder
U kan ervoor kiezen om uw voorraad niet te verwerken op basis van de aankoopfacturen maar wel op basis van aankooporders. Hiervoor is het belangrijk dat u de verwerking op basis van aankoopfacturen gaat uitzetten. Dit kan via Instellingen – Overige Instellingen – Facturen. Onder het puntje ‘Aankoopfacturen’ kiest u ervoor om de voorraad niet automatisch te verwerken.
Wanneer u ervoor kiest om de voorraad verwerken op basis van de aankooporder, kan u de levering toevoegen aan het bewuste document. Hiervoor zoekt u de aankooporder in kwestie op en gaat u via ‘Opties’ naar ‘Levering toevoegen’.
In bovenvermeld scherm kan u aanduiden welke artikels reeds geleverd zijn. Van zodra u de juiste aantallen heeft aangeduid klikt u op ‘Levering opslaan’ en wordt de status van de aankooporder aangepast naar ‘Deels geleverd’ of ‘Geleverd’.
Tevens ziet u in het Voorraadgebruik bij Voorraadbeheer een aanpassing van uw voorraad, en ziet u het aankooporder hierin vermeld staan.
