Klantenbestand

In het dashboard kan u klikken op het icoon van klanten of u kan via de menubalk bovenaan gaan en daar klikken op klanten. 

1. Klant opzoeken

Via dit invulveld kan u zoeken op volgende gegevens: klantnummer, bedrijfsnaam, telefoonnummer of e-mailadres

Van zodra u begint te typen komen de mogelijke klanten tevoorschijn: 

Door op één van deze lijnen te klikken, opent u de fiche van deze klant

2. Klant toevoegen

Wanneer u klikt op de knop 'Klant toevoegen', wordt er voor u een tweede scherm geopend.

Een eerste stap is te selecteren of uw klant zakelijk of particulier is. Wanneer u kiest voor zakelijk kan u nog kiezen tussen éénmanszaak of vennootschap. De knop ‘Gegevens opzoeken’ is zichtbaar en bruikbaar in volgende facturatiepakketten: Plus, Pro en ProPlus.  Wanneer u hier op klikt, worden de gegevens opgehaald uit de Kruispuntbank van Ondernemingen. 

Afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket kan u in uw klantenfiches meer of minder informatie configureren. 

In alle facturatiepakketten zijn volgende velden beschikbaar: 

Algemene gegevens
Deze gegevens zijn afhankelijk van het type klant: 

Type: Particulier

Type: Zakelijk

Type: Zakelijk 

 

Bedrijfsvorm: Vennootschap

Bedrijfsvorm: Eenmanszaak

 

BTW-nummer

BTW-nummer

Voornaam

 

Voornaam

Achternaam

 

Achternaam

 

Bedrijfsnaam

Bedrijfsnaam

Geboortedatum

 

Geboortedatum

Rijksregisternummer

 

Rijksregisternummer

Geslacht (keuzeveld)

 

Geslacht (keuzeveld)

 

Intracommunautair (keuzeveld)

Intracommunautair (keuzeveld)

Ter attentie van

Ter attentie van

Ter attentie van

 

 

Adresgegevens
Contactgegevens. Indien u alternatieve e-mailadressen ingeeft, worden deze e-mailadressen in CC geplaatst bij het versturen van de documenten aan deze klant.
Facturatie. De mogelijkheden die u hierin heeft zijn tevens afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket. Bij het aanmaken van facturen en offertes worden standaard de termijnen genomen die u heeft ingesteld bij uw persoonlijke instellingen. Wanneer u daarvan wil afwijken voor een specifieke klant, dient u dit in zijn klantenfiche aan te passen.

E-mailinstellingen

Hier kan u de teksten aanpassen die u gebruikt bij het doormailen van uw documenten naar deze specifieke klant. Indien u hier niets aanpast, zal men de standaardteksten nemen die u heeft ingesteld bij uw persoonlijke instellingen. 
De mogelijkheden die u hier heeft, zijn tevens afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket. 

Van zodra u alle gegevens heeft ingevuld, dient u zeker nog te klikken op de knop 'Klant toevoegen'.

3. Klantgegevens bewerken

In het eerste punt ‘Klant opzoeken’ kan u terugvinden hoe u een bepaalde klantenfiche kan opzoeken en openen. Van zodra deze klantenfiche is geopend krijgt u een volledig overzicht. Afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket, worden bepaalde delen al dan niet weergegeven. Bij alle pakketten is het wel zo dat de klanteninfo rechts staat en dat u deze kan aanpassen via de knop ‘Bewerken’. 

Van zodra u klikt op 'Bewerken', krijgt u een volgend scherm. Meer informatie hierover kan u terugvinden in het vorige onderdeel: '2. Klant toevoegen'.

4. Klantenbestand importeren

Wanneer u klikt op de knop 'Importeren' wordt er voor u een tweede scherm geopend.
Voor het importeren van uw klantenbestand is het belangrijk dat uw lijst is opgesteld zoals in ons voorbeeld. Enkel op deze manier kunnen de gegevens van uw klanten in de correcte velden in de klantenfiche worden weergegeven.
  • Stap 1: Download voorbeeldbestand.
    • U zal nu het bestand ‘kmo_facturatie_klantimport’ kunnen openen, dit is een Excel bestand. 
  • Stap 2: Uw bestaande klanten ingeven.
    • U kan hierin uw klantgegevens invullen of kopiëren vanuit uw eigen lijst. 
    • Klantnummer kan u ingeven indien u uw bestaande klantnummers wil behouden, let er dan wel zeker op dat u nog niet manueel een klant heeft toegevoegd in het facturatiepakket. 
    • De kolommen B, C, D: in deze velden dient u ‘J’ te plaatsen indien dit van toepassing is op deze klant. Indien dit niet het geval is, mag u dit veld leeg laten. Bij kolom B: Leveranciers zal dit bij het importeren van uw klant dus altijd een leeg veld zijn. 
  • Stap 3: Het ingevulde Excel bestand opslaan en een gepaste naam geven.
    • Nadien kan u dit afsluiten. 
  • Stap 4: Uw ingevuld Excel bestand uploaden. 
    • Hiervoor klikt u eerst op de knop ‘Bestand kiezen’, u selecteert het door u aangemaakte klantenbestand en klikt op openen. 
    • Nadien kan u via de knop ‘Bestand uploaden’ de gegevens inlezen. 
  • Stap 5: Het programma zal nu een controle uitvoeren.
    • U dient hierna nog te kiezen voor ‘wijzigingen toepassen’ of ‘Annuleren’.

5. Prijslijst in klantenfiche aanpassen

Wanneer u een klant heeft opgezocht of aangemaakt, komt u in zijn klantenfiche terecht. Links onderaan ziet u de prijslijst staan: 

Hier worden standaard de prijzen weergegeven die u heeft ingegeven in de prijslijst. U kan van hieruit een prijs zoeken, toevoegen of de volgorde bewerken. Ook zijn er enkele opties beschikbaar op het niveau van het artikel. Deze opties kan u uitvoeren door naar het juiste artikel te gaan en daar op ‘Opties’ te klikken in de kolom ‘Acties’. 

U krijgt de volgende mogelijkheden: 

  • Prijs bewerken: Indien u hierop klikt, past u de prijs overal aan, ook in de algemene prijslijst. 
  • Prijs kopiëren: Indien u een nieuwe prijs wenst toe te voegen, een aanpassing van een reeds bestaande prijs. 
  • Aangepaste prijs instellen: Dit is wanneer u voor een bepaalde klant een andere prijs van het artikel wil hanteren. 
    • Als u dit heeft gedaan, zal er een sterretje verschijnen aan de verkoopprijs, waardoor u weet dat dit een aangepaste prijs voor deze klant is.  vb: € 200,00 *