In het dashboard kan u klikken op het icoon van klanten of u kan via de menubalk bovenaan gaan en daar klikken op klanten.
Volgende punten gaan we in deze handleiding overlopen:
1. Klant opzoeken
2. Klant toevoegen
3. Klantgegevens bewerken
4. Klantenbestand importeren
5. Prijslijst in klantenfiche aanpassen
1. Klant opzoeken
Van zodra u begint te typen komen de mogelijke klanten tevoorschijn:
2. Klant toevoegen
Een eerste stap is te selecteren of uw klant zakelijk of particulier is. Wanneer u kiest voor zakelijk kan u nog kiezen tussen éénmanszaak of vennootschap. De knop ‘Gegevens opzoeken’ is zichtbaar en bruikbaar in volgende facturatiepakketten: Plus, Pro en ProPlus. Wanneer u hier op klikt, worden de gegevens opgehaald uit de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket kan u in uw klantenfiches meer of minder informatie configureren.
In alle facturatiepakketten zijn volgende velden beschikbaar:
Algemene gegevens
Deze gegevens zijn afhankelijk van het type klant:
E-mailinstellingen
Hier kan u de teksten aanpassen die u gebruikt bij het doormailen van uw documenten naar deze specifieke klant. Indien u hier niets aanpast, zal men de standaardteksten nemen die u heeft ingesteld bij uw persoonlijke instellingen.
De mogelijkheden die u hier heeft, zijn tevens afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket.
3. Klantgegevens bewerken
In het eerste punt ‘Klant opzoeken’ kan u terugvinden hoe u een bepaalde klantenfiche kan opzoeken en openen. Van zodra deze klantenfiche is geopend krijgt u een volledig overzicht. Afhankelijk van het door u gekozen facturatiepakket, worden bepaalde delen al dan niet weergegeven. Bij alle pakketten is het wel zo dat de klanteninfo rechts staat en dat u deze kan aanpassen via de knop ‘Bewerken’.
4. Klantenbestand importeren
- Stap 1: Download voorbeeldbestand.
- U zal nu het bestand ‘kmo_facturatie_klantimport’ kunnen openen, dit is een Excel bestand.
- Stap 2: Uw bestaande klanten ingeven.
- U kan hierin uw klantgegevens invullen of kopiëren vanuit uw eigen lijst.
- Klantnummer kan u ingeven indien u uw bestaande klantnummers wil behouden, let er dan wel zeker op dat u nog niet manueel een klant heeft toegevoegd in het facturatiepakket.
- De kolommen B, C, D: in deze velden dient u ‘J’ te plaatsen indien dit van toepassing is op deze klant. Indien dit niet het geval is, mag u dit veld leeg laten. Bij kolom B: Leveranciers zal dit bij het importeren van uw klant dus altijd een leeg veld zijn.
- Stap 3: Het ingevulde Excel bestand opslaan en een gepaste naam geven.
- Nadien kan u dit afsluiten.
- Stap 4: Uw ingevuld Excel bestand uploaden.
- Hiervoor klikt u eerst op de knop ‘Bestand kiezen’, u selecteert het door u aangemaakte klantenbestand en klikt op openen.
- Nadien kan u via de knop ‘Bestand uploaden’ de gegevens inlezen.
- Stap 5: Het programma zal nu een controle uitvoeren.
- U dient hierna nog te kiezen voor ‘wijzigingen toepassen’ of ‘Annuleren’.
5. Prijslijst in klantenfiche aanpassen
Wanneer u een klant heeft opgezocht of aangemaakt, komt u in zijn klantenfiche terecht. Links onderaan ziet u de prijslijst staan:
Hier worden standaard de prijzen weergegeven die u heeft ingegeven in de prijslijst. U kan van hieruit een prijs zoeken, toevoegen of de volgorde bewerken. Ook zijn er enkele opties beschikbaar op het niveau van het artikel. Deze opties kan u uitvoeren door naar het juiste artikel te gaan en daar op ‘Opties’ te klikken in de kolom ‘Acties’.
U krijgt de volgende mogelijkheden:
- Prijs bewerken: Indien u hierop klikt, past u de prijs overal aan, ook in de algemene prijslijst.
- Prijs kopiëren: Indien u een nieuwe prijs wenst toe te voegen, een aanpassing van een reeds bestaande prijs.
- Aangepaste prijs instellen: Dit is wanneer u voor een bepaalde klant een andere prijs van het artikel wil hanteren.
- Als u dit heeft gedaan, zal er een sterretje verschijnen aan de verkoopprijs, waardoor u weet dat dit een aangepaste prijs voor deze klant is. vb: € 200,00 *