Bestelbonnen
1. Bestelbon maken
2. Overzicht bestelbonnen + acties
3. Bestelbon handtekenen
4. Labels toekennen: Informatie hierover kan u bekijken in de handleiding van Verkoopfacturen punt 7
1. Bestelbon maken
Stap 1: klant opzoeken en juiste fiche aanklikken
Via het klantenbestand kan u de klant opzoeken voor wie u een bestelbon wenst op te stellen.
Kan u de klant niet terugvinden, kan u in het klantenbestand een nieuwe klant toevoegen.
Hoe u dit juist moet doen, kan u terugvinden in de handleiding Klantenbestand.
Van zodra u de juiste klant heeft aangeduid, opent de volledige klantenfiche.
Stap 2: bestelbon aanmaken
De aanmaak van dit document is beschikbaar in het Pro pakket.
Ofwel kan u op de groene knop ‘+ Nieuw’ klikken en daar op ‘Bestelbon’ klikken, ofwel gaat u naar het tabblad ‘Bestelbonnen’ en klikt u daar op ‘+ Toevoegen’.
Vul de nodige velden in:
– Beschrijving (Van zodra u begint te typen, zullen er automatisch artikels worden voorgesteld, indien deze artikels reeds zijn opgenomen in uw prijslijst)
– Aantal
– BTW tarief selecteren / invullen
– Eventuele korting aanduiden
– Prijs per stuk ingeven ingeven (Indien het artikel al in de prijslijst zit, zal er automatisch een prijs voorgesteld worden)
– Per lijn kan u een uitgebreide beschrijving of bijkomende informatie ingeven
– Klik op het plus-tekentje om de lijn toe te voegen
Naast het tabblad ‘Lijnen’ ziet u tevens ‘Voorraad’ staan:
Hier komen de wijzigingen in de voorraad te staan. Het aantal wordt in mindering gebracht en de artikels die op de bestelbon worden weergegeven als gereserveerd.
Als u nog iets wil aanpassen aan de door u ingegeven artikels, kan u dit doen door naar de juiste lijn te gaan en daar op te klikken. De volgende iconen worden weergegeven:
Van zodra u alle nodige lijnen heeft ingegeven en alles juist staat, klikt u op ‘Voorbeeld’ om een voorbeeld te bekijken of op ‘Opslaan’.
Uw bestelbon komt tevoorschijn:
2. Overzicht bestelbonnen + acties
Een overzicht van de bestelbonnen kan u terugvinden in de klantenfiche of bij Financieel – bestelbonnen. Bij de 2e optie ziet u alle bestelbonnen van alle klanten staan.
In het overzicht worden volgende kolommen weergegeven:
– bestelbonnummer
– Titel
– Klant (wanneer u het overzicht bekijkt via financieel – bestelbonnen)
– Datum
– Totaal: het totaal bedrag van uw bestelbon
– Laatste actie
– Status: Dit wordt voornamelijk automatisch aangepast naar gelang de laatste actie die werd ondernomen, mogelijke statussen:
Openstaand, Gefactureerd, Verlopen, Geannuleerd.
In de laatste kolom kan u via opties verschillende acties uitvoeren:
– Bekijken
– Mail Bestelbon
– Leveringsbon maken
– Factuur maken
– Annuleer bestelling
– Logboek: hier kan u de historiek van de bestelling bekijken, wanneer heb ik deze per mail overgemaakt aan mijn klant en dergelijke.
Tevens heeft u de mogelijkheid om meerdere bestelbonnen in bulk te factureren.
In bulk factureren kan enkel voor het volledig bedrag vermeld op de bestelbonnen.
Dit kan u doen door de bestelbonnen (van één dezelfde klant) te selecteren en nadien bovenaan op ‘Factureren’ te klikken. Op de factuur zal u een mooie onderverdeling van de artikels op de bestelbon zien, alsook is er onderaan de factuur de melding naar de bestelbonnen waarop deze factuur van toepassing is.
3. Bestelbon handtekenen
U kan bestelbonnen handtekenen op de bestelbon en offerte zelf, dit kan via Docshare als in het programma zelf. De geplaatste handtekening zal dan op de PDF van de bestelbon verschijnen.
Wanneer u de handtekening wenst toe te voegen in het programma zelf, gaat u als volgt te werk:
U gaat naar het document in kwestie en kiest hier voor de optie ‘Bekijken’. De bestelbon krijgt u in PDF formaat te zien.
Bovenaan kan u dan klikken op ‘Handtekening’.
Indien u de klant de handtekening wenst te laten plaatsen via DocShare (de bestelbon maakt u dan over via e-mail), dan dient u in de e-mailtemplate van de bestelbon een macro toe te voegen. Dankzij deze macro kan uw klant het document bekijken en handtekenen.
Om deze macro in te voegen gaat u naar:
1. Instellingen
2. E-mailinstellingen
3. Templates
4. Maak hier de keuze ‘Bestelbon’ en klik op ‘Open Template’
5. De macro [[document.publieke_url_text]] dient hier in te staan.