Offerte voorbeeld: offerte maken
In deze blog geven we u meer informatie over het correct opstellen van een offerte.
Net als een factuur is een offerte belangrijk. In een offerte bepaalt u namelijk wat uw aanbod is, welke dienst u gaat aanbieden of welk artikel u gaat verkopen en tegen welke prijs. Wanneer u het aanbod doet, bent u juridisch gebonden aan het voorstel in uw offerte. U heeft er dus alle belang bij om uw offerte zo duidelijk en zo gedetailleerd als mogelijk op te stellen.
Zo kan u tevens discussies vermijden.
Wat is een offerte?
In een offerte geeft u een formeel aanbod om bepaalde diensten of producten te leveren.
U beschrijft dus welke diensten of artikelen u kunt leveren voor een bepaalde prijs.
Welke essentiële elementen op uw offerte?
Zoals u op een factuur wettelijke verplichtingen dient te vermelden heeft u ook voor uw offerte essentiële elementen:
uw bedrijfsgegevens inclusief uw bedrijfslogo. Het vermelden van uw bedrijfslogo biedt tevens herkenbaarheid.
de gegevens van uw potentiële klant
datum van uw offerte
nummer van uw offerte
de beschrijving van de werkzaamheden of van het te leveren product.
De prijs, betreft dit een vaste prijs of is het een verrekenbare prijs, m.a.w. één op nacalculatie. Maak daarnaast in uw offerte een duidelijke aanduiding of deze prijs inclusief of exclusief btw is.
eventuele kortingen, indien van toepassing
de planning van de werkzaamheden
de geldigheidsdatum van de offerte
uw algemene voorwaarden: zo is er geen twijfel of discussie over de voorwaarden die van toepassing zijn op het moment van goedkeuring van de offerte.
Indien u ervoor kiest om bovenstaande gegevens te vermelden op uw offerte, maakt u alles duidelijker voor beide partijen en zo verhoogt u natuurlijk ook de kans dat uw potentiële klant akkoord gaat met uw offerte.
Offerte voorbeeld:
Offerte maken - Offerte voorbeeld
Veel potentiële klanten vragen aan aan meerdere bedrijven een offerte aan, ze vergelijken bijgevolg uw offerte met die van uw concurrenten. Het is van belang dat uw offertes zo snel mogelijk gemaakt en verstuurd kunnen worden. Uw klanten wachten op een antwoord en de concurrentie is er ook snel bij. Reageer dus zo snel mogelijk op een offerteaanvraag en vergroot de kans om de deal met uw potentiële klant binnen te halen.
U zou ervoor kunnen kiezen om uw documenten (offertes, verkoopfacturen, … ) handmatig op te stellen in Excel of Word. Maar dit neemt meer tijd in beslag. Ook fouten worden hierbij vaker gemaakt, denk hierbij maar aan een fout in de berekening of het vergeten toevoegen van een voorwaarden of dergelijke.
Wanneer u echter kiest om uw documenten met een professionele uitstraling op te stellen met een softwareprogramma bespaart u tijd een staat een groot deel van de informatie reeds standaard klaar en in uw offerte.
Al uw bedrijfsgegevens, uw logo, offertenummer en zelfs de vervaldatum van uw offerte kan automatisch weergegeven worden.
Prijzen en producten kan u indien u wenst ophalen uit uw prijslijst en eventueel nog aanpassen.
In slecht enkele klikken stelt u een professionele offerte op met alle essentiële elementen, die u eenvoudig overmaakt aan in uw klant in PDF-formaat.
Daarnaast behoudt u altijd een mooi overzicht van de door u gemaakte offertes, wanneer u deze heeft overgemaakt aan uw potentiële klanten, welke offertes zijn aanvaard, welke werken in uitvoering zijn of welke werken zijn afgerond en reeds zijn gefactureerd. Al deze informatie ziet u in één oogopslag in het overzicht van uw offertes.
Voordelen van online offertes opmaken met KMO-Facturatie
U dient geen programma te installeren, maar kan via elk toestel op een tijdstip naar keuze uw documenten aanmaken, bekijken en verwerken.
Snel en eenvoudig professionele offertes opstellen en versturen
Verwerk eenvoudig in de offerte bedrijfs- en klantgegevens dankzij de aanwezigheid van een klantenbestand
Een handig overzicht van alle gemaakte, verstuurde, geweigerde en geaccepteerde offertes, waarin je snel kan zoeken, offertes kan opvolgen en van waaruit je handelingen kan uitvoeren.
Aanvaarding offerte
Een overeenkomst tussen u en uw klant komt tot stand doordat uw klant uw aanbod of offerte gaat aanvaarden. Dit kan onder meer door het ondertekenen van de offerte voor akkoord. Meerdere softwareprogramma’s, zoals KMO-Facturatie, bieden hiervoor tevens een digitale handtekening aan.
Online goedkeuren en aanvaarden van offertes in KMO-Facturatie
Bij het opstellen van een offerte in het facturatieprogramma van KMO-Facturatie kan u uw offertes in PDF formaat doormailen naar uw klant. Deze e-mails zijn reeds geconfigureerd voor u en kan u aanpassen naar wens.
Het grote voordeel is dat er in deze e-mails een link verwerkt is, waardoor uw potentiële klant uw offerte direct online kan bekijken, downloaden, accepteren of weigeren. Wanneer uw klant uw offerte gaat accepteren, plaats deze zijn naam en handtekening bij de aanvaarding en verwerkt het programma dit voor u.
Bijgevolg krijgt uw klant nogmaals bevestiging van deze aanvaarding in zijn mailbox en ziet u de aanvaarding ook in uw mailbox verschijnen en in het programma. Zowel u als uw klanten krijgen dus bevestiging van deze aanvaarding.
Dankzij de digitale aanvaarding van offertes kan u rekenen op meer reactie en een vlotte verwerking van uw offertes.
Offerte omzetten in werkbon of factuur
Een ander voordeel van het werken met een software programma is dat u uw offertes snel en eenvoudig kan omzetten naar een werkbon of een factuur.
De inhoud van uw offerte verschijnt automatisch. Ook het factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en voorwaarden zijn reeds ingevuld. U kan nog zaken aanpassen of aanvullen en nadien overmaken aan uw klant.
Uw factuur maakt u nadien over aan klant in PDF-formaat via e-mail of via Peppol.
Bekijkt u graag verder de mogelijkheden van het werken met een programma?
Contacteer ons vrijblijvend voor een demo van KMO-Facturatie of ontdek hier meer voordelen van onze software.
