e-invoicing

Blog E-invoicing

Elektronisch factureren, E-invoicing en digitaal factureren

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een door de Europese commissie opgericht digitaal netwerk. Via PEPPOL kunnen de aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen, zoals verschillende elektronische formats. Enkele voorbeelden hiervan zijn elektronische orders, facturen, contracten, UBL facturen, … . Op deze manier kunnen UBL facturen veilig doorgestuurd worden door middel van unieke ID-nummers. Deze ID-nummers worden ook wel PEPPOL ID’s genoemd. Door middel van dit netwerk kan e-facturering makkelijker mogelijk gemaakt worden op grote schaal.

Wat is e-factureren, e-invoicing - elektronisch factureren?

E-factureren is de meest efficiënte manier om facturen digitaal te verwerken. Een e-factuur is een digitaal bestand, geen pdf, waar alle gegevens een vaste plek hebben binnen het bestand en elk hun eigen betekenis hebben. Dit bestand is nauwelijks leesbaar voor de mens. Veel bedrijven kiezen er dan ook voor om naast de e-factuur een kopie in PDF vorm mee te sturen. E-invoicing of elektronisch factureren is een automatisering van het factureringsproces van a tot z. Er hangen veel voordelen vast aan dit systeem.

Een sterk argument hiervoor is de tijd en het geld dat uitgespaard wordt door aan e-facturering te doen. Het is een investering om zo concurrentiekracht te kunnen verhogen.

Een tweede voordeel is dat het betrouwbaarder is dan een gewoon factuur. De kans op een datalek is kleiner en een factuur met de foute persoonsgegevens kan niet meer in de foute handen komen omdat de facturen automatisch gewisseld worden.

Er is de mogelijkheid tot snellere betaling en verwerking, wat de efficiëntie kan verhogen doordat er gaan handmatig en tijdrovend uitzoekwerk is. Je kan zien wanneer een factuur ontvangen is en ook hoe het staat met de verwerking. Er is dus een beter niveau van integratie tussen uw facturatie software en andere bedrijfssystemen en zo dus ook tussen u en uw handelspartners.

Elektronisch factureren aan de overheid

De Vlaamse overheid heeft sinds 1 januari 2017 haar leveranciers verplicht om facturen op elektronische wijze te verzenden. Bovendien kunnen KMO’s die investeren in een digitale oplossing voor e-facturering genieten van een verhoogde investeringsaftrek van 13,5%.

Wat is digitaal factureren?

Digitaal factureren is het ontvangen, verwerken en versturen van facturen in digitale vorm. Dit kan zowel een factuur in PDF of Word zijn. De meest efficiënte manier is om te werken met e-facturen. E-invoicing is de toekomst. Deze facturen kunnen eenvoudiger, sneller en nauwkeuriger verwerkt worden en besparen veel organisaties en bedrijven tijd en werk.

Het verschil tussen digitaal factureren en e-invoicing of elektronisch factureren?

Hoewel digitaal factureren vaak als een synoniem gebruikt wordt voor e-invoicing is er wel degelijk een verschil. Digitaal factureren is een digitaal factuur (bijvoorbeeld een pdf) die digitaal verstuurt en verwerkt kan worden. Je verstuurt of ontvangt dit soort facturen dan ook via e-mail. Hierna kan je die nog handmatig en/ of met tussenkomst van slimme software aanpassen. Bij e-invoicing is deze aanpak niet meer nodig en gebeurt alles automatisch via een centraal platform. De factuur in kwestie wordt volautomatisch door systemen verwerkt. 

E-invoicing via het facturatieprogramma van KMO-Facturatie

In het facturatieprogramma van KMO-Facturatie kan u zowel digitaal factureren als opteren voor e-invoicing. 

Wanneer u kiest voor e-invoicing kan u uw facturen en creditnota’s aanbieden aan het PEPPOL-netwerk. Hiervoor maken we gebruik van een veilige externe service provider die optreedt als gecertificeerd access point. Dit netwerk wordt tevens gebruikt door overheidsinstanties en veelal is het een vereiste als u wil factureren aan de overheid.