Voorbeeld factuur
Factureren, een essentieel onderdeel van zakendoen. Of u nu een zelfstandige bent, een freelancer of een bedrijfseigenaar bent, het correct opstellen en versturen van facturen is van cruciaal belang voor een soepele financiële transactie.
Een factuur is meer dan alleen een rekening die u naar uw klant verstuurt. Het is een wettelijk document dat de overeengekomen transactie tussen u en uw klant vastlegt. Het moet niet alleen accuraat en gedetailleerd zijn, maar ook professioneel en eenvoudig te begrijpen.
Een goede factuur dient als bewijs van de geleverde producten en/of diensten en is onmisbaar voor uw boekhouding en belastingsaangifte.
Voorbeeld factuur - De elementen van een factuur
Het woord ‘Factuur’.
Volgnummer van de factuur, factuurdatum en vervaldatum.
Uw gegevens, de identiteit van uw onderneming:
Naam
Adres
BTW-nummer
Nummer bankrekening
Indien u een vennootschap heeft dient u tevens het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolg door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen uw vennootschap haar zetel heeft, te vermelden.
De gegevens van uw klant:
Naam
Adres
BTW-nummer (indien van toepassing)
Omschrijving geleverde goederen en diensten:
De datum van het belastbare feit of de datum van de ontvangst van (een deel van) de prijs
Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en van de verstrekte dienst, alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, het btw-tarief. Let op! De vermelding van de geleverde goederen en/of diensten moet voldoende gedetailleerd zijn.
Prijs: in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende btw-tarieven van toepassing zijn.
BTW en totaalbedrag
Het percentage en het bedrag van de verschuldigde btw (eventueel per tarief).
Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde niet aan de btw onderworpen is.
Betalingsinstructies:
Duidelijke instructies over hoe uw klant kan betalen, inclusief bankrekeningnummer en eventueel andere betalingsmethoden.
Een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerdere facturen of stukken werden opgemaakt.
Het vermelden van uw algemene voorwaarden op uw factuur.
Bijzondere vermeldingen
In bepaalde gevallen zullen er ook nog bijkomende bijzondere vermeldingen moeten worden opgenomen in de factuur.
– ‘btw verlegd’, indien de btw verschuldigd is door de medecontractant
– ‘factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
– ‘vrijgesteld van btw op grond van artikel….’, indien de handeling vrijgesteld is van btw. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.
– Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen).
In welke taal factureren?
De ligging van uw exploitatiezetel bepaald de taal van uw facturen. Ligt uw exploitatiezetel in het Nederlandse taalgebied, dan moet uw factuur in het Nederlands worden opgesteld.
Het uitgangspunt is dus de ligging van uw exploitatiezetel (deze is niet altijd hetzelfde als uw maatschappelijke zetel). Vanuit uw exploitatiezetel oefent u uw activiteiten uit.
Indien u in het Nederlands dient te factureren, maar uw klant begrijpt geen Nederlands, dan kan u wel een factuur in een andere taal opstellen. De voorwaarden hiervoor zijn: Dat u en uw klant beiden de taal begrijpen waarin de factuur werd opgemaakt. Dat uw klant zich bevindt in een lidstaat van de EER (uitgezonderd België).
Deze factuur is rechtsgeldig maar bijkomstig. Het taaldecreet verplicht u nog steeds een factuur op te stellen in het Nederlands (wanneer uw exploitatiezetel dus in Nederlands taalgebied ligt). Stel dat er een tegenstrijdigheid bestaat tussen de Nederlandse factuur en de bijkomstige factuur in een andere taal, dan heeft de Nederlandse factuur (indien uw exploitatiezetel in Nederlands taalgebied ligt) voorrang.
Indien u gaat factureren aan klanten buiten de EER dan blijft uw Nederlandse factuur (indien uw exploitatiezetel in Nederlands taalgebied ligt) de enige rechtsgeldige factuur. U mag uiteraard wel een vertaling meesturen maar deze heeft geen rechtsgeldigheid.
Factuurtemplates: een tijdbesparend hulpmiddel
Een factuurtemplate is een vooraf gemaakt sjabloon dat alle essentiële elementen van een factuur bevat. Hiermee kan u snel en eenvoudig facturen genereren zonder telkens opnieuw dezelfde gegevens te hoeven invoeren.
Templates zijn beschikbaar in de huisstijl van uw bedrijf. Met slechts enkele aanpassingen voor elke nieuwe factuur, bespaart u kostbare tijd en minimaliseert u fouten.
In de templates kan u tevens blokken tekst, materialen en uren toevoegen. Wanneer u een template gaat uploaden in uw document kan u nog wijzigingen doen.
Het opstellen van facturen hoeft geen ingewikkelde taak te zijn. Met een goed voorbeeld en het gebruik van factuurtemplates kan u professionele, overzichtelijke facturen maken die uw klanten vertrouwen en waarderen. Vergeet niet dat een duidelijk en correcte factuur niet alleen essentieel is voor een soepele financiële transactie, maar ook voor het opbouwen van een positieve zakelijke relatie.
Bekijkt u graag de mogelijkheden van factureren met KMO-Facturatie?
Contacteer ons vrijblijvend voor een demo of ontdek hier meer voordelen van onze software.
