"Snelle facturatie zorgt voor een gezonde cashflow"

Hoe belangrijk is administratieve ondersteuning voor een zelfstandige?
Laurent “Veel zelfstandigen, maar ook verenigingen, zien facturatie als een last. Ze beschouwen het als een noodzakelijk kwaad dat ze er vaak op zondag, wat een vrije dag zou moeten zijn, nog even tussennemen. En vaak is facturatie iets omslachtig. Eerst een bestand aanmaken in Excel, exporteren en dat dan in een individueel mailtje hangen. Zo ben je al snel een halve dag bezig.”
Stephanie “Een goed uitgebouwd facturatiesysteem is nochtans heel belangrijk. Als starter, maar ook als je al een uitgebreid klantenbestand hebt. Dan is het een hele klus om bij te houden wie al betaald heeft, wie betaalachterstand heeft of wie je deze maand nog een factuur moet sturen. Snelle facturatie betekent een gezonde cashflow. En op het einde van het kwartaal kan je makkelijk exporteren naar boekhoudsoftware.”
Laurent “Je kan ook standaard tekstjes op voorhand ingeven zodat je makkelijk een eerste of tweede rappel kan sturen, letterlijk met één muisklik, en ook in één overzicht kan zien welke facturen voldaan zijn en welke nog in wacht staan. Ook werk- of bestelbonnen zitten in hetzelfde overzichtelijke systeem vervat. Allemaal schijnbaar eenvoudige dingen, maar ze slorpen veel tijd op. Tijd die een ondernemer beter kan besteden aan bijvoorbeeld klantenbinding.”

En zo creëer je een ook centraal overzicht in uitgaven en inkomsten?

Stephanie “Klopt! Per maand of kwartaal worden alle gegevens in een overzichtelijke statistiek gegoten. Zo kan je makkelijk zien hoe je evolueert. Zeker voor start-ups en kleine zelfstandigen is dat interessant. Want op de vraag hoeveel omzet ze maken, moeten zelfstandigen vaak het antwoord schuldig blijven. Maar meten is weten.”
Laurent “In de meeste opleidingen, zelfs aan de hogeschool, wordt er amper aandacht gegeven aan de zakelijke, praktische kant van een leven als zelfstandige. Een tool als dit is dan ook geen overbodige luxe.”

Hoe onderscheiden jullie zich van grotere firma’s die gelijkaardige software aanbieden?

Laurent “Service na verkoop. Ons stokpaardje! En vooral Stephanies domein (lacht).”
Stephanie “Bij ons komen klanten niet in een anonieme chatbox terecht. Ik rijd persoonlijk naar elke nieuwe klant, zelfs in de verste uithoek van Vlaanderen, om daar alle modules uit te leggen en ook te luisteren naar de feedback of wensen van de klant. Het systeem is gebruiksvriendelijk, maar we willen onze klanten zo snel mogelijk op weg helpen.”

Jullie hebben KMO Facturatie één jaar geleden opgericht. Hoe zien jullie de toekomst?

Stephanie “Ik heb naast deze job een incassobureau en we zijn van plan om KMO Facturatie te linken aan het incassobureau. Opnieuw een stap die onze klantenservice een niveau hoger zal tillen.”
Laurent “Voorlopig hebben we nog geen vaste kantoorruimte, maar die komt er misschien wel. Zodra we beslissen extra mensen aan te nemen. Maar dat is nog niet voor morgen (lacht). Voorlopig houden we ons bezig met de optimalisatie van de software.”

Kun je een voorbeeld geven?

Laurent “Onlangs stelde iemand ons de vraag of hij twee boekhoudingen binnen hetzelfde systeem kon opzetten. Voorlopig hebben we daar een mouw aangepast, om in september met een definitief antwoord te komen.”
Stephanie “Ook in deze is customer support cruciaal. Als onze klanten een probleem hebben, kunnen ze altijd bij ons terecht. We luisteren meteen en proberen altijd een oplossing te geven.”