Nieuws

facturatiepakket

Hoe creëer je meer tijd voor je core business?

Auteur: Stephanie van Bocxlaer van KMO-facturatie

Elke ondernemer of zelfstandige worstelt weleens met zijn planning en tijdsindeling. Ze moeten zich namelijk niet alleen focussen op hun hoofdactiviteit, maar hebben daarnaast nog tal van bijkomende verplichtingen, zoals hun administratie en facturatie. Dergelijk niet-factureerbaar werk wordt vaak als een last gezien, als een noodzakelijk kwaad dat ze er nog even tussen moeten nemen. Toch kan je extra tijd vrijmaken voor je kerntaken door een efficiënte workflow voor zaken als je administratie te creëren.

 

Gebruik een facturatieprogramma

Een eerste stap naar meer tijd is het gebruik van een goed facturatiesysteem. Een systeem waarin je een duidelijk overzicht ziet van je gemaakte facturen, wie al betaald heeft, wie een betaalachterstand heeft, wie al een herinnering heeft gekregen, enzoverder. Vaak kan je in dergelijke systemen ook je offertes bijhouden. De tijd van facturen maken in Excel is voorbij. Daar kruipt veel te veel tijd in en een foutje, zoals een dubbel factuurnummer, is zo heel snel gemaakt. Er zijn tal van interessante, betaalbare pakketten op de markt. Bepaal voor jezelf wat je nodig hebt en zoek het systeem dat het beste bij je past.

 

Creëer een goede workflow

Denk aan een aantal scenario’s en stappenplannen die je in je bedrijf kunt toepassen. Bijvoorbeeld: je verstuurt een offerte naar een potentiële klant.

  • Hoeveel tijd geef je deze persoon om te reageren op de offerte?
  • Als een reactie uitblijft, ga je hem of haar dan opnieuw contacteren en hoe?
  • Wanneer voorzie je dit?

 

Doe hetzelfde voor je facturatie:

  • Hoeveel dagen na het uitvoeren van je werken of diensten stel je je factuur op?
  • Wat doe je als deze persoon niet op tijd betaalt?
  • Wanneer verstuur je een herinnering?
  • Hoeveel herinneringen verstuur je voordat je andere stappen onderneemt?

Ik kan me voorstellen dat je je tijd liever spendeert aan het opmaken van nieuwe offertes, maar laat daarom je facturen niet liggen. Vermijd discussies door sneller te factureren. Zo ben je ook zeker dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.

 

Een stipte opvolging leidt tot betere klantenrelaties

Schrijf je volledige workflow uit, zodat je een handboek hebt dat je consequent kunt toepassen. Ook handig trouwens als je iemand in dienst zou nemen om je administratie te doen of als je je facturatie wil uitbesteden aan bijvoorbeeld een virtual assistant. Door jezelf goed te organiseren en stipt op te volgen, creëer je ten eerste meer gemoedsrust voor jezelf en meer ruimte om goede relaties met je klanten uit te bouwen en je onderneming te doen groeien.

Je kan je workflow en facturatie gerust bijhouden in manuele programma’s zoals Word of Excel, maar zoals eerder gezegd: de foutenmarge is daar veel groter. Kijk of er een softwarepakket is dat aansluit bij je behoeften en verwachtingen. Vaak kan je heel eenvoudig herinneringen instellen, kan je standaardmailtjes toevoegen en kan je overzichtelijke grafieken en dashboards raadplegen. De meeste softwareleveranciers kunnen je een demoversie of een gratis account bezorgen, zodat je het pakket eerst grondig kunt uittesten. Maak daar gebruik van!

Veel succes!

https://www.overondernemers.be/nl/artikels/meer-tijd-voor-je-core-business

 

 

 

"Snelle facturatie zorgt voor een gezonde cashflow"

Offerte

Stephanie Van Bocxlaer (34) en Laurent Loots (24) halen met KMO Facturatie het administratieve gewicht van de schouders van menig zelfstandige. Via een uitgekiend software programma en persoonlijke service maken ze factureren een pak eenvoudiger.

KMO Facturatie maakt zelfstandigen het leven makkelijker

Hoe belangrijk is administratieve ondersteuning voor een zelfstandige?
Laurent 
“Veel zelfstandigen, maar ook verenigingen, zien facturatie als een last. Ze beschouwen het als een noodzakelijk kwaad dat ze er vaak op zondag, wat een vrije dag zou moeten zijn, nog even tussennemen. En vaak is facturatie iets omslachtig. Eerst een bestand aanmaken in Excel, exporteren en dat dan in een individueel mailtje hangen. Zo ben je al snel een halve dag bezig.”
Stephanie “Een goed uitgebouwd facturatiesysteem is nochtans heel belangrijk. Als starter, maar ook als je al een uitgebreid klantenbestand hebt. Dan is het een hele klus om bij te houden wie al betaald heeft, wie betaalachterstand heeft of wie je deze maand nog een factuur moet sturen. Snelle facturatie betekent een gezonde cashflow. En op het einde van het kwartaal kan je makkelijk exporteren naar boekhoudsoftware.”
Laurent “Je kan ook standaard tekstjes op voorhand ingeven zodat je makkelijk een eerste of tweede rappel kan sturen, letterlijk met één muisklik, en ook in één overzicht kan zien welke facturen voldaan zijn en welke nog in wacht staan. Ook werk- of bestelbonnen zitten in hetzelfde overzichtelijke systeem vervat. Allemaal schijnbaar eenvoudige dingen, maar ze slorpen veel tijd op. Tijd die een ondernemer beter kan besteden aan bijvoorbeeld klantenbinding.”

En zo creëer je een ook centraal overzicht in uitgaven en inkomsten?
Stephanie
 “Klopt! Per maand of kwartaal worden alle gegevens in een overzichtelijke statistiek gegoten. Zo kan je makkelijk zien hoe je evolueert. Zeker voor start-ups en kleine zelfstandigen is dat interessant. Want op de vraag hoeveel omzet ze maken, moeten zelfstandigen vaak het antwoord schuldig blijven. Maar meten is weten.”
Laurent “In de meeste opleidingen, zelfs aan de hogeschool, wordt er amper aandacht gegeven aan de zakelijke, praktische kant van een leven als zelfstandige. Een tool als dit is dan ook geen overbodige luxe.”

Hoe onderscheiden jullie zich van grotere firma’s die gelijkaardige software aanbieden?
Laurent 
“Service na verkoop. Ons stokpaardje! En vooral Stephanies domein (lacht).”
Stephanie “Bij ons komen klanten niet in een anonieme chatbox terecht. Ik rijd persoonlijk naar elke nieuwe klant, zelfs in de verste uithoek van Vlaanderen, om daar alle modules uit te leggen en ook te luisteren naar de feedback of wensen van de klant. Het systeem is gebruiksvriendelijk, maar we willen onze klanten zo snel mogelijk op weg helpen.”

Jullie hebben KMO Facturatie één jaar geleden opgericht. Hoe zien jullie de toekomst?
Stephanie
 “Ik heb naast deze job een incassobureau en we zijn van plan om KMO Facturatie te linken aan het incassobureau. Opnieuw een stap die onze klantenservice een niveau hoger zal tillen.”
Laurent “Voorlopig hebben we nog geen vaste kantoorruimte, maar die komt er misschien wel. Zodra we beslissen extra mensen aan te nemen. Maar dat is nog niet voor morgen (lacht). Voorlopig houden we ons bezig met de optimalisatie van de software.”

Kun je een voorbeeld geven?
Laurent
 “Onlangs stelde iemand ons de vraag of hij twee boekhoudingen binnen hetzelfde systeem kon opzetten. Voorlopig hebben we daar een mouw aangepast, om in september met een definitief antwoord te komen.”
Stephanie “Ook in deze is customer support cruciaal. Als onze klanten een probleem hebben, kunnen ze altijd bij ons terecht. We luisteren meteen en proberen altijd een oplossing te geven.”

https://www.ondernemeninsintniklaas.be/verhalen/snelle-facturatie-zorgt-voor-een-gezonde-cashflow