Bestelbonnen

1. Bestelbon maken

Stap 1: klant opzoeken en juiste fiche aanklikken

Via het klantenbestand kan u de klant opzoeken voor wie u een bestelbon wenst op te stellen. 
Kan u de klant niet terugvinden, kan u in het klantenbestand een nieuwe klant toevoegen. 
Hoe u dit juist moet doen, kan u terugvinden in de handleiding Klantenbestand. 

Van zodra u de juiste klant heeft aangeduid, opent de volledige klantenfiche. 

Stap 2: bestelbon aanmaken

De aanmaak van dit document is beschikbaar in het Pro pakket. 

Ofwel kan u op de groene knop ‘+ Nieuw’ klikken en daar op ‘Bestelbon’ klikken, ofwel gaat u naar het tabblad ‘Bestelbonnen’ en klikt u daar op ‘+ Toevoegen’. 

U komt eerst in het scherm met 'Algemene info'. Hier kan u een titel ingeven en leverdatum aanpassen. Optioneel kan u ook meer informatie op een detailpagina plaatsen. Als 2e stap gaat u naar het tabblad 'Lijnen'.

Vul de nodige velden in: 

– Beschrijving (Van zodra u begint te typen, zullen er automatisch artikels worden voorgesteld, indien deze artikels reeds zijn opgenomen in uw prijslijst)
– Aantal
– BTW tarief selecteren / invullen
– Eventuele korting aanduiden
– Prijs per stuk ingeven ingeven (Indien het artikel al in de prijslijst zit, zal er automatisch een prijs voorgesteld worden)
– Per lijn kan u een uitgebreide beschrijving of bijkomende informatie ingeven
– Klik op het plus-tekentje om de lijn toe te voegen

Naast het tabblad ‘Lijnen’ ziet u tevens ‘Voorraad’ staan: 
Hier komen de wijzigingen in de voorraad te staan. Het aantal wordt in mindering gebracht en de artikels die op de bestelbon worden weergegeven als gereserveerd. 

Als u nog iets wil aanpassen aan de door u ingegeven artikels, kan u dit doen door naar de juiste lijn te gaan en daar op te klikken. De volgende iconen worden weergegeven: 

Het bovenste icoon is om de lijn te verplaatsen, het 2e om het nieuwe artikel op te slaan in de prijslijst, het derde is om de lijn te werken en het vierde om de lijn te verwijderen.

Van zodra u alle nodige lijnen heeft ingegeven en alles juist staat, klikt u op ‘Voorbeeld’ om een voorbeeld te bekijken of op ‘Opslaan’. 

Uw bestelbon komt tevoorschijn: 

2. Overzicht bestelbonnen + acties

Een overzicht van de bestelbonnen kan u terugvinden in de klantenfiche of bij Financieel – bestelbonnen. Bij de 2e optie ziet u alle bestelbonnen van alle klanten staan.

In het overzicht worden volgende kolommen weergegeven: 
– bestelbonnummer
– Titel
– Klant  (wanneer u het overzicht bekijkt via financieel – bestelbonnen)
– Datum 
– Totaal: het totaal bedrag van uw bestelbon
– Laatste actie
– Status: Dit wordt voornamelijk automatisch aangepast naar gelang de laatste actie die werd ondernomen, mogelijke statussen:
Openstaand, Gefactureerd, Verlopen, Geannuleerd. 

In de laatste kolom kan u via opties verschillende acties uitvoeren:
– Bekijken
– Mail Bestelbon
– Factuur maken
– Annuleer bestelling
– Logboek: hier kan u de historiek van de bestelling bekijken, wanneer heb ik deze per mail overgemaakt aan mijn klant en dergelijke.